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Expediente del trabajador: Cómo gestionarlo de forma eficiente y digital
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
En México, la correcta administración del expediente del trabajador no es solo una buena práctica de recursos humanos: es una obligación legal que puede salvar a las empresas de multas, litigios y pérdida de reputación. Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de procesos manuales, archivadores físicos y documentos extraviados.
Este modelo está quedando atrás.
La transformación digital en la gestión de personal ha abierto paso a herramientas más seguras, automatizadas y eficientes, que aseguran el cumplimiento legal mientras ahorran tiempo y recursos. A continuación, te contamos qué es el expediente del trabajador, qué exige la ley mexicana, qué errores siguen cometiendo las empresas y cómo solucionarlo con plataformas como Sora.
¿Qué es el expediente del trabajador y qué debe contener?
Por más básico que parezca, ¡no mucha gente tiene claros los conceptos básicos!
El expediente laboral es un conjunto de documentos que contienen toda la información relevante del empleado: desde su contratación hasta la finalización de la relación laboral.
De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT), debe incluir como mínimo:
- Contrato firmado
- Identificación oficial
- Comprobante de domicilio
- Documentos migratorios (si aplica)
- Recibos de nómina firmados
- Avisos de alta o baja ante el IMSS
- Constancias de capacitación y evaluaciones
- Finiquitos y liquidaciones (cuando aplique)
Lo que no ha funcionado: errores comunes en México
A pesar de conocer estas obligaciones, muchas empresas siguen enfrentando problemas como:
- Expedientes incompletos o con documentos no actualizados
- Falta de firmas válidas legalmente, especialmente en recibos de nómina
- Gestión dispersa entre diferentes departamentos y herramientas
- Ausencia de respaldo digital seguro en caso de auditorías
- Pérdida de documentos físicos por incendios, mudanzas o desorganización
Estos errores no solo generan caos interno. También pueden derivar en demandas laborales, sanciones de la STPS o incluso la invalidez de contratos y pruebas ante tribunales.
¿Cómo ayuda la tecnología a resolver estos problemas?
En los últimos años, han surgido plataformas digitales especializadas en recursos humanos y cumplimiento legal.Estas herramientas permiten a las empresas:
- Crear expedientes automáticamente desde el día uno.
- Solicitar y registrar firmas electrónicas avanzadas válidas ante la ley
- Almacenar los documentos en la nube, con respaldo seguro
- Auditar en tiempo real qué documentos están faltando o vencidos
- Centralizar la información en un solo panel accesible para RRHH y legal
Sora: tecnología mexicana para cumplir la ley sin complicaciones
Sora.mx es la primera plataforma en México especializada en cumplimiento laboral digital. No solo permite gestionar el expediente del trabajador, también garantiza que cada documento y firma esté validado por abogados expertos y cumpla con todos los requisitos de la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
¿Qué hace única a Sora?
- Firma electrónica criptográfica con biometría facial
- Onboarding automatizado para que el trabajador cargue su documentación desde el inicio
- Auditorías en tiempo real para detectar riesgos al instante
- Creación automática de contratos y finiquitos, listos para firmarse
- Resguardo seguro en la nube, accesible y ordenado
- Integración con sistemas ERP y herramientas de gestión
Gracias a su enfoque integral, Sora no es solo un software de RRHH, sino una solución de cumplimiento legal, eficiencia operativa y prevención de riesgos laborales.
Dejar de perder tiempo, lograr un cumplimiento que hoy te parece inalcanzable, ahorrar dinero y tener procesos más efectivos y libres de errores, es un poco de lo que puedes encontrar en este software especializado para RRHH y laboral.
Del papel a lo digital, con respaldo legal
La gestión moderna del expediente laboral no puede depender de carpetas físicas ni hojas volando en los escritorios. La ley mexicana es clara, y cada vez más empresas entienden que tener todo en orden no solo evita sanciones, sino que mejora procesos, reduce tiempos y eleva la confianza entre empleador y empleado.
Con herramientas como Sora, puedes dar el salto a una gestión verdaderamente eficiente, 100% digital y legalmente válida. Y lo mejor: sin complicaciones ni procesos costosos.
Empresas que han digitalizado su onboarding remoto con Sora han reducido en un 70% el tiempo de integración de nuevos empleados
Beneficios de la creación masiva de contratos con Sora
Las empresas que implementan la automatización en la creación de contratos laborales pueden ahorrar hasta un 80% del tiempo administrativo y mejorar significativamente la eficiencia de sus procesos.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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