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Expediente del trabajador: Cómo digitalizarlo y optimizar la gestión laboral
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
En el competitivo mundo empresarial, la eficiencia en la gestión de recursos humanos es clave para el éxito. Uno de los grandes retos de las empresas es manejar el expediente del trabajador de manera eficiente, asegurando su cumplimiento legal y minimizando riesgos.
La digitalización se presenta como una solución innovadora, pero ¿cómo implementarla correctamente? Aquí exploramos los beneficios, datos sorprendentes y te presentamos como una plataforma llamada Sora podrá revolucionar tus procesos, mejorar la efectividad en tu empresa, además de que es la plataforma que cumple con los requisitos que la Ley del Trabajo solicita.
El expediente del trabajador es importante, ¿pero por qué o para qué?
El expediente del trabajador es el conjunto de documentos que reúne información laboral, personal y contractual de cada empleado. Mantenerlo actualizado y en orden es crucial para:
- Cumplir con las leyes laborales.
- Evitar sanciones por documentación incompleta.
- Prepararse para auditorías y litigios laborales.
Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), más del 65% de las empresas en México no tienen una estrategia clara para gestionar sus documentos laborales, lo que genera riesgos legales y pérdida de tiempo.
Y sí, resulta impresionante que en pleno 2024 y con tantos avances en la tecnología esto siga ocurriendo, pero es que las personas se han dejado llevar por los procesos manuales sin tomar en cuenta que el tiempo y los errores son los dos peones que más juegan en contra.
Ventajas de digitalizar el expediente del trabajador, ¡no te quedes atrás!
La digitalización no solo es una tendencia, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera optimizar procesos y ahorrar recursos. Aquí te presentamos algunas de las principales ventajas y las cuales, sin duda, hacen bien dentro de cualquier organización y sin importar el giro que tengan:
1. Ahorro de tiempo y costos Digitalizar los expedientes laborales reduce el tiempo destinado a tareas manuales hasta en un 70%. Además, elimina costos asociados con almacenamiento físico y papel, ¡pon especial atención en los procesos de digitalización si estás tomando en cuenta este cambio!
2. Cumplimiento normativo garantizado
Con herramientas como Sora, puedes asegurarte de que cada expediente cumple con los requisitos legales de la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte de Justicia en México, esta plataforma en especial está centrada en los requisitos de estas instituciones, y fue creada por abogados laboralistas para poner especial atención en los detalles legales que protegerán tu empresa.
3. Seguridad y accesibilidad en la nube
Almacenar los documentos en la nube protege la información contra pérdidas físicas y permite un acceso rápido desde cualquier lugar, gestionar tus expedientes en cualquier momento y en cualquier lugar, es un beneficio que no se puede tomar a la ligera.
4. Automatización del Onboarding
Empresas que adoptan plataformas como Sora pueden automatizar el proceso de creación de expedientes, logrando generar un expediente completo en menos de 5 minutos y con ayuda del colaborador en cuestión. En Sora, esta funcionalidad en específico es una de las estrellas centrales que no te querrás perder por la eficiencia en el proceso de creación del expediente y en lo que se puede hacer con él y en él a futuro.
“La digitalización no solo es una tendencia, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera optimizar procesos y ahorrar recursos.”
¿Cómo implementar la digitalización del expediente del trabajador?
1. Realiza una auditoría inicial
Revisa los expedientes actuales para identificar documentos faltantes o en riesgo.
2. Elige una plataforma confiable
Opta por una herramienta que garantice la seguridad y legalidad de tus documentos. Sora no solo almacena los expedientes, sino que incluye auditorías en tiempo real para identificar el porcentaje de firmas y cumplimientos en tu documentación laboral.
3. Capacita a tu equipo
Involucra a tu equipo de RRHH en el uso de la tecnología para maximizar los beneficios, sabemos que muchas veces la gente está renuente a lo cambios, pero en plataformas como Sora, debes saber que la experiencia de usuario es satisfactoria por la simpleza y facilidad en su operación.
4. Integra todo en la nube
Con un expediente laboral en la nube, puedes unificar toda la información de tus empleados y tener acceso instantáneo a ella cuando la necesites, ¡la accesibilidad es la clave de todo hoy en día!
Datos que quizá no sabías sobre la digitalización
- El 90% de los litigios laborales en México se deben a documentación incompleta o incorrecta.
- Empresas que usan sistemas de auditoría en tiempo real como Sora.mx han reducido en un 50% los riesgos legales asociados con los expedientes laborales.
- Según un estudio de Deloitte, la automatización en RRHH puede aumentar la productividad del área en hasta un 60%.
¿Es Sora la solución ideal?
Sora no es solo una plataforma para digitalizar documentos, sino una herramienta integral para la gestión laboral inteligente que ofrece:
- Onboarding automatizado: Crea expedientes en minutos y sin errores.
- Cumplimiento legal garantizado: Respaldado por abogados laboralistas y validado por la ley mexicana.
- Auditorías en tiempo real: Identifica fallas antes de que sean un problema.
- Accesibilidad y seguridad: Almacena información de forma segura y accede a ella desde cualquier lugar.
La digitalización del expediente del trabajador es un paso esencial para modernizar tu empresa, pero mucho más allá de eso, para ahorrar tiempo y evitar problemas legales. Con Sora, no solo optimizas este proceso, sino que garantizas una gestión laboral eficiente y segura pues como te dijimos, cumple con los requisitos que la Ley Federal del trabajo y otras instituciones gubernamentales solicitan.
¿Listo para dar el siguiente paso hacia la transformación digital?
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Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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