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Expediente del trabajador: claves para su gestión eficiente en la era digital
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
La gestión eficiente del expediente del trabajador es clave para cualquier empresa que desee optimizar sus recursos y cumplir con las normativas laborales. Sabemos que, por tiempo, espacio e incluso volumen de colaboradores, esta responsabilidad se puede volver un gran reto.
Tu cumplimiento laboral dentro de RRHH es muy importante y por eso aquí te presentamos las claves más importantes para llevar la administración de los expedientes de tus empleados al siguiente nivel, aprovechando las ventajas de la digitalización y la automatización.
1. Digitaliza los expedientes desde el primer día
Uno de los principales problemas de la gestión tradicional es la acumulación de documentos físicos. Esto no solo ocupa espacio, sino que también incrementa el riesgo de pérdida o deterioro. Implementar un sistema de gestión digital asegura que todos los documentos de tus empleados estén organizados y accesibles de manera rápida y sencilla.
Asegúrate siempre de utilizar las herramientas electrónicas correctas, y principalmente las que te brinden validez legal. Te decimos esto porque no todas lo hacen y lo primero siempre, será resguardar la protección de tu empresa, documentación y colaboradores.
2. Automatiza el proceso de creación de expedientes
La automatización es la mejor aliada para optimizar tiempo y recursos en la gestión de RRHH. Automatizar el onboarding y la creación del expediente desde el primer contacto con el nuevo trabajador puede reducir el tiempo de procesamiento considerablemente. Esto garantiza que no se omita ningún paso y que toda la documentación requerida se recopile de manera eficiente. Herramientas como Sora.mx tienen funciones de onboarding automatizado en el que dar de alta a tus nuevos empleados será cosa de tan solo unos minutos.
3. Incorpora firmas electrónicas legalmente válidas
En un entorno digital, es esencial que todas las firmas y aprobaciones necesarias en el expediente del trabajador sean válidas y seguras. Implementar soluciones de firma electrónica no solo agiliza los trámites, sino que también asegura la validez legal de los documentos. Plataformas como Sora.mx te permiten integrar estos procesos de manera segura y con el respaldo de la Ley del Trabajo en México
4. Mantén actualizados los documentos laborales
La gestión de documentos no termina con la creación del expediente; es vital mantenerlos actualizados. Utilizar un sistema que te permita generar alertas automáticas sobre la caducidad de ciertos documentos o la necesidad de actualizaciones te ayudará a mantener el cumplimiento legal y evitar sanciones, el papel, la pluma y la impresora están muy lejanos ya a la vanguardia de estas actividades.
5. Facilita el acceso y la seguridad en la nube
El almacenamiento en la nube es una de las mejores soluciones para la gestión de expedientes laborales. Garantiza que los archivos estén disponibles desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad. Además, reduce el riesgo de pérdida de información por desastres físicos o fallos técnicos.
6. Analiza y optimiza continuamente
La tecnología permite no solo gestionar documentos, sino también analizar la eficiencia de tus procesos. Al tener todos los expedientes digitalizados, es más fácil identificar áreas de mejora y ajustar procesos de manera continua para optimizar la gestión.
Automatización, onboarding, tecnología: tres palabras importantes
La clave para la gestión eficiente del expediente del trabajador en la era digital radica en la digitalización y automatización de los procesos. En Sora.mx, hemos desarrollado una plataforma que no solo digitaliza tus expedientes, sino que también integra un sistema de onboarding automatizado, permitiendo crear expedientes de empleados en segundos, con todo y firma electrónica válida. ¡Optimiza tu gestión y asegura el cumplimiento legal desde un solo lugar!
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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