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Expediente del empleado: lo que toda empresa mexicana debe tener en regla
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- Expediente del Empleado
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
Una empresa que opera en México no puede guiarse por estándares internacionales cuando se trata de cumplir con la ley laboral. El expediente del empleado en México tiene requerimientos muy distintos a los que se manejan en Estados Unidos u otros países y no entender estas diferencias puede costarte desde multas hasta litigios laborales perdidos.
En este blog, te explicamos qué debe contener un expediente RH en México, por qué es distinto al de EE.UU., y cómo puedes asegurarte de tener todo en regla con herramientas especializadas como Sora.
¿Qué lo diferencia del expediente en EE. UU.?
Aunque en ambos países existe un concepto de “employee file”, las diferencias clave están en:
| Elemento | México | Estados Unidos |
|---|---|---|
| Base legal | Ley Federal del Trabajo + STPS | Fair Labor Standards Act + EEOC |
| Enfoque | Cumplimiento probatorio y fiscal | Control interno, prevención de discriminación |
| Firma | Se exige firma en la mayoría de los documentos | Muchos documentos no requieren firma |
| Implicaciones legales | Pruebas obligatorias ante juicios o inspecciones | Menor exigencia probatoria (más flexible) |
| Auditoría gubernamental | Inspecciones activas de la STPS | Menos intervenciones directas |
| Identificación | INE, RFC, CURP, IMSS, etc. | Form W-4, I-9 y Social Security Number (SSN) |
| Recibos de nómina | Deben firmarse y conservarse | No es obligatorio firmarlos |
En resumen: el expediente laboral mexicano es mucho más exigente, formal y legalmente vinculante. No basta con tener la información: debes tenerla firmada, organizada y disponible.
¿Qué pasa si no tienes el expediente RH completo?
No cumplir con los requisitos puede derivar en:
- Multas que van de los $5,000 a más de $500,000 MXN
- Demandas laborales difíciles de defender
- Sanciones por parte del IMSS, SAT o STPS
- Clausuras o inspecciones extraordinarias
- Pérdida de beneficios fiscales o subsidios
¿Cómo puedes cumplir sin errores y sin papeles?
La mejor solución es contar con un sistema automatizado como Sora.mx, que te permite:
- Crear expedientes en segundos con onboarding automatizado
- Firmar documentos con firma electrónica avanzada que cumple con los requisitos de la ley
- Incluir videoacuerdos para empleados sin INE, e.firma o pasaporte
- Hacer auditorías en tiempo real y detectar faltantes antes de una inspección
- Tener acceso a un repositorio digital seguro con trazabilidad y cifrado
Con Sora, no necesitas ser experto en derecho laboral: la plataforma te guía, te protege y cumple por ti.
Compliance laboral total
Beneficios adicionales de firmar electrónicamente
Firmar recibos de nómina con una plataforma como Sora te permite:
- Ahorrar tiempo y papel
- Firmar documentos de forma masiva
- Garantizar trazabilidad de cada firma
- Reducir el riesgo de litigios laborales
- Cumplir con las exigencias de la STPS y la LFT
¿Va a seguir poniendo en riesgo la agilidad y seguridad de tu empresa y colaboradores al no adoptar este tipo de soluciones electrónicas que te facilitan la vida?
Este es el momento perfecto para adquirir una solución que cumpla con todos los requisitos legales que tu empresa requiera, ¡no esperes más!
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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