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Expediente del empleado: Claves para su organización digital
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
En la actualidad, la organización digital del expediente del empleado se ha convertido en una prioridad para empresas que desean optimizar sus procesos de gestión de recursos humanos. Ya no basta con almacenar documentos en carpetas físicas pues hoy, la eficiencia y la seguridad comienzan con un expediente laboral bien gestionado en la nube, ¡aunque no lo creas!
Aquí te compartimos las claves esenciales para digitalizar y organizar de manera efectiva cada expediente laboral.
1. Centraliza toda la documentación en un sistema único
Uno de los principales errores en la gestión de expedientes es tener los documentos dispersos en distintas plataformas o almacenamientos físicos, incluso hay empresas que tienen que rentar bodegas por el número de colaboradores y mismas, que ni siquiera se encuentran cerca del área base de operaciones.
Centralizar todo en un solo sistema digital permite tener acceso rápido, organizado y seguro a la información del empleado, además de facilitar auditorías y revisiones.
Consejo: Utiliza plataformas especializadas como Sora.mx, que te permiten integrar y automatizar todo el ciclo de vida del expediente, no solo es pasado de moda, ¡sino disfuncional tener todo en papel y archiveros!
2. Define una estructura estándar para los documentos
Un expediente del empleado debe seguir una estructura lógica que facilite la búsqueda y el cumplimiento legal, por ejemplo:
- Contrato de trabajo
- Documentos de identificación
- Recibos de nómina
- Firmas de políticas internas
- Certificados de capacitación
- Evaluaciones de desempeño
Organizar estos documentos por categorías claras y consistentes es crucial para evitar errores o pérdidas de información.
3. Implementa firma electrónica segura
La firma electrónica agiliza la recopilación y validación de documentos laborales, permitiendo completar expedientes en minutos, no en semanas.
Además, en México, las firmas digitales proporcionadas por plataformas como Sora cumplen con todos los requisitos legales para ser consideradas prueba válida ante tribunales, es decir, no solo tienes un proceso eficiente, sino una firma que te garantiza seguridad.
4. Asegura el cumplimiento normativo
Cada expediente laboral debe cumplir con las leyes aplicables, como la Ley Federal del Trabajo en México.
Es fundamental contar con:
- Contratos firmados correctamente
- Avisos de privacidad autorizados
- Comprobantes de pago firmados
Tener estos elementos en orden no solo mejora la gestión interna, sino que también protege a la empresa de multas o litigios laborales que pueden impactar negativamente con enormes multas.
5. Automatiza la actualización de expedientes
La vida laboral de un empleado evoluciona: promociones, cambios de salario, capacitaciones…
Por eso, contar con un sistema que actualice automáticamente el expediente a medida que se generan nuevos documentos, es clave para mantenerlo siempre completo y vigente.
6. Protege la información con medidas de seguridad avanzadas
Los expedientes digitales deben estar resguardados con:
- Sistemas de encriptación
- Accesos controlados
- Backups automáticos
El expediente laboral en la nube no solo debe ser accesible, también seguro frente a accesos no autorizados o pérdidas de datos.
No es que tengas que cumplir forzosamente con todos estos punto, ¡pero cumplir con ellos asegurará el bienestar de tu empresa!
La organización digital del expediente del empleado es más que una tendencia: es una estrategia que mejora la eficiencia, reduce riesgos legales y fortalece la operación empresarial.
Adoptar plataformas especializadas como Sora.mx no solo facilita esta transición, sino que garantiza que tus expedientes laborales estén siempre completos, actualizados y legalmente protegidos, ¡no te quedes atrás ni esperes a ser el último!
Empresas que han digitalizado su onboarding remoto con Sora han reducido en un 70% el tiempo de integración de nuevos empleados
Beneficios de la creación masiva de contratos con Sora
Las empresas que implementan la automatización en la creación de contratos laborales pueden ahorrar hasta un 80% del tiempo administrativo y mejorar significativamente la eficiencia de sus procesos.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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