Expediente de empleado: ¿qué es y por qué es crucial para una gestión eficiente de Recursos Humanos?

En el ámbito empresarial, contar con un sistema adecuado de gestión de recursos humanos es esencial para garantizar el éxito y el crecimiento sostenible de la empresa. Uno de los componentes fundamentales de esta gestión es el expediente de empleado, un registro detallado y organizado que recopila información clave sobre cada trabajador. 

Para explicarte la manera en la que funciona, en este blog, te mostramos qué es un expediente de empleado, por qué es crucial para la administración de recursos humanos y cómo mantenerlo de manera eficiente.

¿Qué es un expediente de empleado? 

Un expediente de empleado es un archivo físico o digital que contiene información importante y confidencial relacionada con cada trabajador de la empresa. Desde el proceso de contratación hasta la finalización del empleo, este expediente registra detalles relevantes sobre el empleado, como su historial laboral, documentos legales, evaluaciones de desempeño, capacitaciones recibidas y otros aspectos relevantes para su relación laboral.

Importancia de mantener un expediente de empleado:

1. Cumplimiento legal: ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones laborales y mantener la documentación requerida para auditorías gubernamentales o investigaciones.
2. Gestión de desempeño: registrar las evaluaciones de desempeño y los logros del empleado permite un seguimiento más efectivo de su rendimiento y desarrollo profesional.
3. Toma de decisiones informada: un expediente completo proporciona a los gerentes una visión holística del empleado, lo que facilita la toma de decisiones informadas sobre ascensos, bonificaciones y otros aspectos relacionados con la carrera del trabajador.
4. Resolución de conflictos: en caso de disputas o conflictos laborales, los registros en el expediente pueden servir como referencia para comprender los antecedentes y tomar medidas apropiadas.
5. Planificación de la sucesión: un expediente bien organizado permite identificar a empleados con alto potencial para roles de liderazgo y planificar la sucesión en la empresa.

Cómo mantener un expediente de empleado eficiente:

1. Privacidad y seguridad: es fundamental mantener la confidencialidad de los expedientes, asegurándose de que solo el personal autorizado tenga acceso a la información sensible.
2. Organización y digitalización: utilizar sistemas de gestión de recursos humanos para mantener expedientes digitales, lo que facilita la búsqueda, actualización y conservación de documentos.
3. Actualización regular: los expedientes deben actualizarse periódicamente para reflejar cambios en el empleo, como ascensos, aumento de salarios, cambios de puesto, etc.
4. Conservación adecuada: cumplir con las regulaciones legales sobre la retención de registros y destrucción segura de documentos obsoletos.
5. Formación del personal: capacitar a los empleados y gerentes sobre las políticas de registro y el manejo adecuado de la información confidencial.

Un expediente de empleado bien organizado y mantenido es una herramienta valiosa para una gestión eficiente de recursos humanos. No obstante, su creación y conservación suele demandar mucho tiempo por parte del personal de Recursos Humanos cuando se hace de manera manual. 

¿Qué hacer en ese caso?

La mejor opción es adoptar una herramienta digital como sora que te ayude a gestionar tus expedientes. Con ella puedes:

1. Enviar masivamente recibos de nómina, contratos y documentos
2. Crear o exportar expedientes laborales digitales
3. Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
4. Clasificar y guardar documentos en la nube

Si quieres saber más sobre ella, déjanos tus datos y un asesor se pondrá en contacto contigo.