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Expediente de empleado: 5 Beneficios de la digitalización en la era del trabajo remoto
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
La gestión eficiente de los documentos laborales es más importante que nunca en la era del trabajo remoto, ¡tener el expediente laboral completo ya no es una opción, es una obligación! Uno de los mayores desafíos para las empresas es manejar el expediente de empleado de manera precisa y accesible, especialmente con equipos distribuidos y centros de trabajo distribuidos por todo el país. En este blog, exploraremos 5 beneficios clave de digitalizar los expedientes de empleados, cómo los procesos manuales pueden perjudicar a las empresas y casos reales que ilustran las consecuencias de no adaptarse a la digitalización.
Beneficio 1: Accesibilidad remota y en tiempo real
Ventaja: Con la digitalización puedes acceder a los expedientes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es crucial en entornos de trabajo remoto o híbrido, donde el equipo de recursos humanos y los gerentes necesitan consultar información rápidamente o gestionar documentos como contratos o renuncias sin necesidad de traslados o firmas autógrafas en archivos físicos.
Contra de los procesos manuales: Los expedientes físicos requieren estar presentes en una oficina específica, lo que puede retrasar decisiones importantes.
Caso real: En 2020, una empresa en Ciudad de México enfrentó una multa de $500,000 MXN porque no pudo presentar los expedientes completos de empleados en una auditoría sorpresa debido a que estaban archivados físicamente en una sede distinta.
Beneficio 2: Reducción de errores humanos
Ventaja: Las herramientas digitales eliminan la posibilidad de errores al completar, organizar o recuperar documentos. Además, automatizan recordatorios para mantener los expedientes actualizados, sin mencionar el gran beneficio que ha traído la inteligencia artificial.
Contra de los procesos manuales: Archivar manualmente puede llevar a pérdidas de documentos, duplicados o datos mal registrados, además de incumplimiento de firmas o falsificación de identidades.
Caso real: Un caso de litigio laboral en Monterrey reveló que una empresa había perdido los contratos originales de un empleado, lo que resultó en una indemnización millonaria. Con un sistema digital, estos documentos estarían respaldados y seguros.
Beneficio 3: Cumplimiento legal asegurado
Ventaja: La digitalización de algunas plataformas o gestión electrónica, permite auditar automáticamente los expedientes y garantizar que cumplen con los requisitos de la Ley Federal del Trabajo y la normativa de seguridad social, esta función de auditoría en tiempo real actualmente solo la tiene una plataforma en México que es Sora (sora.mx).
Contra de los procesos manuales: Los expedientes incompletos o desactualizados son una de las principales causas de sanciones legales, además de que en empresas grandes representan gastos en bodegas por necesidad de archiveros.
Caso real: Una empresa del sector retail fue sancionada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) debido a la falta de evidencia de contratos firmados por sus empleados, generando problemas legales y daños reputacionales que muchas veces son incluso peores.
Beneficio 4: Ahorro de tiempo y recursos
Ventaja: Con herramientas digitales, el tiempo destinado a buscar, actualizar y gestionar documentos se reduce hasta en un 70%. Esto libera al equipo de RRHH para enfocarse en tareas estratégicas.
Contra de los procesos manuales: Los expedientes físicos requieren más tiempo para organizarse, lo que puede causar retrasos en auditorías o revisiones internas, ¡imagina el tiempo que le toma a una empresa de más de 1,000 empleados lograr la firma de sus recibos de nómina!
Caso real: Un banco tuvo que suspender el pago de bonos a empleados durante dos semanas porque no podían verificar datos de antigüedad en expedientes físicos, afectando la moral del equipo.
Beneficio 5: Seguridad y confidencialidad
Ventaja: Los expedientes digitales en plataformas como sora.mx están protegidos por sistemas de encriptación avanzada y respaldos en la nube, minimizando riesgos de pérdida o acceso no autorizado.
Contra de los procesos manuales: Los documentos físicos son vulnerables a incendios, robos o daños.
Caso real: Un incendio en las oficinas de una empresa manufacturera destruyó todos los expedientes de empleados. Esto no solo generó costos para reconstruir los archivos, sino también conflictos laborales por no poder demostrar cumplimiento de condiciones de trabajo.
La gestión eficiente de los documentos laborales es más importante que nunca en la era del trabajo remoto, ¡tener el expediente laboral completo ya no es una opción, es una obligación!
¿Cómo Sora.mx puede ayudarte a digitalizar el expediente de empleado?
Sora.mx una solución integral para la gestión de expedientes laborales desde un espacio digital como medio nativo y que cumple con los requerimientos de la Ley Federal del Trabajo.
Entre sus funcionalidades destacan:
Onboarding automatizado: Crea expediente laboral completos en minutos con la documentación personal del empleado y ayuda en funcionalidades apoyadas de inteligencia artificial.
Auditorías en tiempo real: Detecta inconsistencias o documentos faltantes de firmas antes de que esto se pueda volver un problema.
Seguridad garantizada: Cumple con los estándares más altos de encriptación y protección de datos, además de un robusto proceso en cumplir con los requisitos establecidos por la Suprema Corte de Justicia y Ley Federal del Trabajo en nuestra firma electrónica.
Gestión en la Nube: Accede a toda la información de tus empleados desde cualquier lugar y dispositivo.
¡Que tus procesos típicos no nublen tu crecimiento!
El expediente de empleado es mucho más que un conjunto de documentos; es la base para garantizar la estabilidad legal y operativa de una empresa. En la era del trabajo remoto, los procesos manuales ¡ya no son suficientes!
Digitalizar los expedientes no solo optimiza la gestión laboral, sino que también protege a las empresas de sanciones y riesgos legales. Con sora.mx, puedes dar el salto hacia la eficiencia y la seguridad, y transformar la manera en que gestionas a tu equipo.
Si estás listo para modernizar y eficientizar tu empresa, prueba sora.mx hoy y lleva tu gestión laboral al siguiente nivel, ¡no dejes escapar el periodo de prueba gratuito que ofrecen!
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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