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Evita multas y demandas: Claves para digitalizar el expediente del trabajador correctamente
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- Expediente del Trabajador
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
En un entorno laboral cada vez más regulado, digitalizar correctamente el expediente del trabajador ya no es opcional. Con la STPS utilizando inteligencia artificial para identificar inconsistencias y faltas administrativas, las empresas más vulnerables (como las del sector transporte, agroindustria, seguridad privada y manufactura) están en la mira.
1. Las consecuencias de no tener el expediente en regla
La Ley Federal del Trabajo establece que el patrón está obligado a conservar los documentos laborales de cada trabajador. Si no se cuenta con la documentación completa, actualizada y accesible, la empresa puede enfrentar:
- Multas económicas significativas
- Demandas laborales difíciles de defender
- Pérdida de juicios por falta de pruebas
- Riesgos de clausura temporal en inspecciones
Esto no solo afecta a grandes corporativos. Hoy, las inspecciones llegan también a PYMEs, cooperativas y sindicatos.
2. ¿Qué está auditando la STPS con IA?
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) ha comenzado a utilizar algoritmos de inteligencia artificial para revisar:
- Ausencia de contratos firmados
- Falta de firma en recibos de nómina
- Inconsistencias entre el RFC del empleado y su documentación
- Documentos caducos o ilegibles
- Contrataciones sin validación de identidad oficial
Este nuevo enfoque permite auditar digitalmente miles de empresas a la vez. Y si tu expediente laboral no está completo o firmado electrónicamente de forma válida, tu empresa podría ser sancionada incluso sin una visita presencial.
3. ¿Cómo digitalizar correctamente el expediente del trabajador?
La clave está en usar un sistema especializado que garantice:
- Carga segura de documentos obligatorios: contrato, RFC, INE, constancia de situación fiscal, recibos de nómina, etc.
- Firma electrónica avanzada con validez legal
- Trazabilidad de cada documento
- Alertas de vencimiento o falta de documentos
- Protección de datos personales conforme a la ley
4. ¿Por qué Sora es la solución ideal?
Sora.mx es la primera plataforma en México que automatiza la creación de expedientes laborales basada en los lineamientos de la LFT, y que además cuenta con:
- Firma electrónica avanzada válida ante tribunales
- Video acuerdos: una función que permite validar identidad y consentimiento aún si el trabajador no tiene e.firma, INE o pasaporte.
- Onboarding automático: crea el expediente en segundos, sin errores.
- Auditorías en tiempo real: detecta lo que falta antes de que lo detecte la autoridad.
Ya no se trata solo de eficiencia, sino de cumplimiento legal y prevención de riesgos.
Compliance laboral total
5. El cumplimiento laboral es un no negociable
La protección de tu empresa comienza con una gestión responsable del expediente del trabajador. Cumplir con la ley no solo evita sanciones: fortalece tu reputación como empleador formal, reduce el ausentismo legal y mejora la retención de talento.
Digitalizar con legalidad es más rentable que pagar una multa.
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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