¿En dónde se guardan los documentos cuando se usa un software de RH?

El uso de software para recursos humanos es muy común en las empresas, sin embargo existe cierta desinformación al respecto sobre las ventajas de estos y la ubicación de los archivos que se gestionan a través de ellos. En este blog te damos un breve recorrido por el uso de estos sistemas, cómo benefician a las empresas y la ubicación de los documentos. Además, al final te presentamos una herramienta que ha venido a revolucionar los software para recursos humanos.

¿Dónde se encuentran los documentos que se manejan en los software?

Todos los documentos subidos a alguna plataforma de gestión de Recursos Humanos se van directamente a la nube. Este tipo de resguardo implica un almacenamiento centralizado en servidores remotos, con robustas medidas de seguridad como encriptación y firewalls para proteger la información. Los sistemas permiten acceso basado en permisos para que solo personal autorizado pueda ver o modificar los documentos. Además, se realizan copias de seguridad automáticas para facilitar la recuperación de datos y se asegura el cumplimiento de las normativas de protección de datos. Lo que a su vez posibilita la gestión segura y eficiente de documentos, accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet.

Ventajas de su uso

1. Acceso remoto y flexibilidad

Los documentos almacenados en sistemas basados en la nube se pueden acceder desde cualquier lugar lo que facilita el trabajo a distancia y proporciona una gran flexibilidad tanto para los empleados como para el equipo de recursos humanos. Los documentos necesarios para procesos de reclutamiento, formación y evaluación están disponibles al instante, sin importar dónde se encuentren.

2. Seguridad y protección de datos

La seguridad es una preocupación primordial en la gestión de documentos de recursos humanos. Estos sistemas ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de datos y sistemas de autenticación eficaces. Además, la protección contra accesos no autorizados y posibles brechas de seguridad es una prioridad para los proveedores de estos servicios.

3. Respaldo y recuperación de datos

Los sistemas basados en la nube ofrecen opciones de respaldo automático y redundancia de datos. Esto significa que en caso de fallos del sistema, desastres naturales o errores humanos, los documentos importantes se pueden recuperar fácilmente, garantizando así la continuidad del negocio.

4. Gestión eficiente de documentos

La centralización de documentos en un sistema único simplifica enormemente su gestión. El almacenamiento en la nube facilita la búsqueda, actualización y seguimiento de documentos, desde contratos y evaluaciones de desempeño hasta registros de capacitación y documentos de cumplimiento legal.

5. Compartir documentos

Estos sistemas también facilitan la colaboración entre los equipos. Los documentos pueden ser compartidos y editados por múltiples usuarios, lo que facilita la colaboración en proyectos, revisiones de desempeño y procesos de formación.

Ir más allá de la digitalización

Los software de RH están diseñados con el objetivo de digitalizar y gestionar los documentos de los colaboradores, sin embargo, en un mundo empresarial que cada vez se adentra más en lo tecnológico, la digitalización ya no es suficiente. 

En este sentido, una herramienta indispensable para las empresas es sora, una plataforma laboral que además de ayudarte a firmar electrónicamente los documentos y recibos de nómina, así como de gestionar el expediente del empleado, también te permite automatizar las tareas manuales de recursos humanos. Para enviar varios documentos a diversos empleados sólo necesitarás cinco minutos, mientras que, por otro lado, tus empleados podrán firmarlos con apenas unos cuántos clics. 

Además, una de los mayores beneficios de sora es que te brinda mayor seguridad legal al cumplir con completitud del expediente laboral y documentos firmados.

Sin duda alguna, digitalizar ya no es suficiente, ahora estamos en la época de automatizar. ¿Te gustaría aprender más sobre cómo lograrlo? Agenda una demo gratis con sora.