El expediente laboral y su papel en RH

La tareas principales del departamento de Recursos Humanos según la Universidad Europea es la administración del talento, para ello, los encargados de esta área recurren a diversas herramientas que les permiten desempeñar de mejor manera sus tareas. En este blog te hablamos del expediente personal, una de esas herramientas: el expediente laboral.

El expediente laboral, también conocido como expediente del empleado o expediente personal, es un conjunto de documentos y registros relacionados con la vida laboral de un trabajador en una organización. Este expediente es crucial tanto para la gestión de recursos humanos como para el empleado.

1. Importancia del expediente laboral

El papel de este compendio de documentos en las empresas tiene una amplia serie de funciones que van desde conocer la carrera profesional del colaborador hasta contar con los datos necesarios para la evaluación del mismo. No obstante, si tuviéramos que resumir su importancia en tres puntos, daríamos los siguientes:

• Registro histórico: Ofrece un historial completo del empleado desde su ingreso hasta su salida de la empresa.
• Toma de decisiones: Ayuda a los gerentes y al departamento de RH a tomar decisiones sobre promociones, aumentos salariales, capacitaciones, entre otros.
• Cumplimiento legal: Las empresas están obligadas a mantener ciertos documentos del empleado por razones legales y regulatorias.

2. Datos y documentos que no pueden faltar

De entre los documentos que las empresas deben tener en los expedientes de cada colaborador podemos encontrar los siguientes.

• Datos personales: Nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social o equivalente, información de contacto de emergencia, entre otros.
• Historial de empleo: Contratos, acuerdos, descripciones de puesto, evaluaciones de desempeño, registros de ascensos o cambios de posición.
• Compensación: Información sobre el salario, bonificaciones, aumentos y otros beneficios.
• Formación y capacitación: Registros de capacitaciones cursadas, certificaciones obtenidas, y otros programas de formación.
• Documentación legal: Contratos, acuerdos de confidencialidad, permisos de trabajo (para empleados extranjeros), entre otros.
• Registros médicos: Exámenes médicos ocupacionales, registros relacionados con accidentes o enfermedades laborales (esta información suele ser altamente confidencial y su acceso debe ser restringido).
• Registros disciplinarios: Información sobre sanciones, amonestaciones o cualquier otro tipo de acción disciplinaria.
• Finalización del empleo: Documentos relacionados con la terminación del empleo, ya sea por renuncia, despido, jubilación, entre otros.

No obstante, es importante mencionar que algunos de ellos dependen del tamaño y las necesidades de la empresa.

3. La importancia de la confidencialidad

Dada la naturaleza sensible de la información en el expediente laboral, es esencial garantizar su confidencialidad. Solo el personal autorizado, como el equipo de RR.HH. o los directivos con una razón válida, deben tener acceso a estos expedientes, pues si la información contenida en el expediente personal se maneja de manera inapropiada, puede ser utilizada para discriminar o tomar decisiones sesgadas en contra del empleado, lo que puede tener graves repercusiones éticas y legales.

4. Su futuro cercano: la digitalización

Con el avance tecnológico, muchas empresas están migrando de expedientes laborales en papel a sistemas digitales como el de Sora®. Esto facilita la gestión, búsqueda y actualización de la información, además de ofrecer mayores niveles de seguridad y control sobre los datos.

Además, Sora® le brinda a las empresas diversos beneficios como la gestión de expedientes laborales de manera digital, almacenamiento de documentos en la nube para consultarlos desde cualquier lugar a cualquier hora, firma de contratos y recibos de nómina de manera remota, así como un mejor manejo de los documentos de los empleados y el porcentaje de firmado de documentos. Todo ello, permite la automatización de procesos manuales para así invertir tiempo en actividades de valor.

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