¿El expediente laboral digital ofrece más ventajas?

El expediente laboral es un conjunto de documentos y registros importantes para cada empleado en una empresa. Tradicionalmente, estos expedientes se mantenían en formato físico y se almacenaban en carpetas en un archivo físico. Sin embargo, con los avances tecnológicos, cada vez más empresas están optando por digitalizar sus expedientes laborales para mejorar la accesibilidad y la eficiencia en la gestión de esta información.

A continuación, te presentamos algunos aspectos importantes que debes conocer sobre el expediente laboral digital:

¿Qué es el expediente laboral digital?

El expediente laboral digital es un conjunto de documentos y registros relacionados con cada empleado en una empresa, almacenados en formato digital en una herramienta de gestión documental. Estos documentos pueden incluir certificados de estudios, constancias laborales, contratos de trabajo, entre otros.

Ventajas del expediente laboral digital

La digitalización del expediente laboral ofrece una serie de ventajas para las empresas, entre las que se incluyen:

• Accesibilidad: Al tener los expedientes digitalizados, se puede acceder a la información de manera remota, desde cualquier lugar con conexión a Internet.
• Ahorro de espacio: Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, se reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico en la oficina.
• Mayor seguridad: Los documentos digitales pueden ser almacenados en ubicaciones seguras y protegidos por contraseñas para garantizar la privacidad de la información.
• Fácil actualización: Los documentos digitales pueden ser actualizados de manera más fácil y rápida que los documentos en papel, lo que asegura que la información del expediente esté siempre actualizada.
• Mayor eficiencia: Al tener toda la información organizada y fácilmente accesible, se ahorra tiempo y se mejora la eficiencia en la gestión del expediente laboral.
• Sostenibilidad: Al reducir la cantidad de papel utilizado en la gestión del expediente laboral, se contribuye a la sostenibilidad y protección del medio ambiente.

¿Cómo implementar un expediente laboral digital?

Para implementar un expediente laboral digital, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Escanea todos los documentos relevantes para el expediente laboral y almacénalos en formato PDF.
2. Utiliza una herramienta de gestión documental para organizar y almacenar los expedientes laborales digitalizados.
3. Crea una carpeta digital para cada empleado y almacena todos los documentos relacionados con su expediente laboral en esa carpeta.
4. Etiqueta cada documento con información relevante como el nombre del empleado, fecha de expedición y tipo de documento.
5. Protege la información confidencial del empleado, como su número de seguridad social, información bancaria o información médica.
6. Actualiza regularmente los expedientes laborales digitales con la información más reciente.

La digitalización del expediente laboral ofrece numerosas ventajas para las empresas, incluyendo mayor accesibilidad, ahorro de espacio, seguridad, facilidad de actualización, eficiencia y sostenibilidad. Si tu empresa aún mantiene expedientes laborales en formato físico, es hora de considerar la transición a expedientes laborales digitales para mejorar la eficiencia y la gestión de esta información importante.