Documentos indispensables en un expediente laboral

El expediente laboral es un conjunto de documentos y registros que la empresa mantiene sobre cada uno de sus empleados. Estos documentos pueden incluir la solicitud de empleo, el contrato de trabajo, la información sobre el salario y las prestaciones laborales, los registros de evaluación del desempeño, las comunicaciones formales, entre otros. En este artículo, exploraremos más a fondo el expediente laboral y su importancia para la empresa y el empleado.

¿Por qué es importante el expediente laboral?

El expediente laboral es importante para la empresa y el empleado por varias razones. Para la empresa, el expediente laboral es una herramienta importante para mantener registros precisos de la información relacionada con el empleado, lo que puede ser útil en la toma de decisiones importantes como la promoción, el aumento salarial, la evaluación del desempeño y la terminación del empleo. Además, el expediente laboral puede ser requerido por las autoridades laborales para fines de auditoría o investigación.

Para el empleado, el expediente laboral es importante porque puede ser utilizado para respaldar reclamaciones de discriminación, acoso o violación de los derechos laborales. El expediente laboral también puede ser utilizado para probar la antigüedad del empleado, lo que es importante para fines de indemnización y jubilación.

¿Qué documentos forman parte del expediente laboral?

Los documentos que forman parte del expediente laboral pueden variar de una empresa a otra, pero generalmente incluyen los siguientes:

1. Solicitud de empleo: Este documento es el primer registro que la empresa tiene del empleado y generalmente incluye información personal del candidato, como nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, educación y experiencia laboral previa.
2. Contrato de trabajo: Este documento establece los términos y condiciones del empleo, como la duración del contrato, el salario, las prestaciones laborales, la jornada de trabajo y las obligaciones del empleado y de la empresa.
3. Registro de tiempo: Este documento registra las horas trabajadas por el empleado y generalmente se utiliza para calcular la nómina.
4. Evaluaciones del desempeño: Estos documentos registran la evaluación del desempeño del empleado por parte de su supervisor o gerente.
5. Comunicaciones formales: Estos documentos incluyen cualquier comunicación formal que la empresa haya tenido con el empleado, como cartas de recomendación, avisos de vacaciones, avisos de promoción, entre otros.
6. Registros de capacitación: Estos documentos registran la capacitación que el empleado ha recibido durante su empleo.
7. Historial médico: Este documento incluye información médica sobre el empleado, como exámenes médicos, certificados médicos y registros de ausencias por enfermedad.

¿Cómo se debe manejar el expediente laboral?

El manejo adecuado del expediente laboral es fundamental para asegurar la privacidad y confidencialidad de la información personal de los empleados y para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias. A continuación, te presentamos algunas pautas generales para el manejo adecuado del expediente laboral:

1. Establecer políticas y procedimientos: La empresa debe establecer políticas y procedimientos claros para la gestión de los expedientes laborales, que especifiquen cómo se deben crear, almacenar, actualizar y destruir los expedientes. Estas políticas y procedimientos deben estar documentados y ser comunicados a todos los empleados.
2. Almacenamiento seguro: Los expedientes laborales deben ser almacenados en un lugar seguro, que sólo tenga acceso el personal autorizado. Es importante que se establezcan medidas de seguridad para proteger los expedientes de daños, pérdida o robo. Los expedientes también deben ser almacenados en un lugar que proteja la privacidad y confidencialidad de la información personal del empleado.
3. Actualización y mantenimiento: Es importante mantener los expedientes laborales actualizados y precisos. La información debe ser revisada regularmente y actualizada cuando sea necesario. También es importante asegurarse de que la información sea completa y precisa.
4. Acceso restringido: El acceso a los expedientes laborales debe ser restringido y limitado al personal autorizado. Es importante asegurarse de que sólo el personal que necesita acceso a la información tenga acceso a ella.
5. Cumplimiento normativo: La empresa debe asegurarse de cumplir con las normativas y regulaciones aplicables en cuanto a la gestión de los expedientes laborales. Por ejemplo, en algunos países existen leyes de protección de datos personales que establecen cómo se debe manejar la información personal de los empleados.
6. Destrucción adecuada: Cuando un expediente laboral ya no sea necesario, se debe destruir de manera adecuada y segura. Es importante tener en cuenta que existen normativas y regulaciones que establecen cómo se debe destruir la información personal.

En resumen, el manejo adecuado del expediente laboral es esencial para proteger la privacidad y confidencialidad de la información personal del empleado y para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias. La empresa debe establecer políticas y procedimientos claros para la gestión de los expedientes laborales y asegurarse de que el acceso a la información sea restringido y limitado al personal autorizado. Además, se debe actualizar y mantener la información de los expedientes laborales y destruirlos de manera adecuada cuando ya no sean necesarios.