Digitalizar archivos de recursos humanos: ¿es indispensable?

En el mundo empresarial, los departamentos de Recursos Humanos son la columna vertebral de la administración del talento humano. Una pieza clave de su función es el manejo adecuado de los archivos de cada colaborador, que no sólo garantiza el cumplimiento legal, sino que también asegura una gestión eficaz del capital humano. Analicemos cuáles son esos archivos indispensables y por qué su manejo digital es el futuro.

Archivos clave en Recursos Humanos

• Contratos laborales: Estos delinean los términos y condiciones bajo los cuales un empleado trabaja para la empresa. Es fundamental que estén bien archivados y accesibles.
• Recibos de nómina: Documentan los pagos realizados al empleado, así como deducciones y otros detalles financieros.
• Evaluaciones de desempeño: Ofrecen un registro histórico del rendimiento del empleado y son esenciales para decisiones relacionadas con promociones o incentivos.
• Registros de capacitaciones: Mantienen un control sobre las formaciones que ha recibido el empleado, potenciando su desarrollo dentro de la empresa.
• Documentación personal: Como identificaciones, comprobantes de domicilio y registros académicos. Son esenciales para la verificación de información y para procesos internos.

Ahora bien…

¿Por qué es indispensable digitalizarlos?

1. Acceso rápido y eficiente: En el ámbito digital, los archivos están disponibles al instante, facilitando la toma de decisiones y eliminando la necesidad de buscar en archiveros físicos.
2. Seguridad y respaldo: Los sistemas digitales ofrecen opciones avanzadas de seguridad, y permiten la realización de respaldos periódicos para evitar pérdidas de información.
3. Cumplimiento legal: La ley cada vez es más estricta en cuanto a la protección de datos y la digitalización permite un mejor cumplimiento de estas regulaciones.
4. Sostenibilidad: Eliminar el uso de papel contribuye a las iniciativas de sostenibilidad y reduce la huella ecológica de la empresa.

Herramienta que ayuda a la digitalización

Sora surge como respuesta a la necesidad creciente de digitalización en el ámbito laboral. Esta plataforma facilita:

• Centralización de información: Todos los documentos importantes se encuentran en un solo lugar, facilitando la gestión y consulta.
• Seguridad de datos: Sora garantiza la protección y confidencialidad de la información, cumpliendo con las regulaciones vigentes.
• Flexibilidad: Compatible con múltiples formatos y fácilmente integrable con otros sistemas de gestión.
• Legalidad: La plataforma asegura que los documentos digitalizados conserven su validez legal, facilitando cualquier proceso que requiera esta documentación.

La digitalización en Recursos Humanos ya no es una opción, es una necesidad. Si estás listo para modernizar la gestión de archivos de tu empresa y garantizar la eficacia, seguridad y cumplimiento legal, Sora es tu mejor aliado. Agenda una demo gratis para comenzar.