Digitalización: la nueva forma del expediente de empleado

En la era de la tecnología y la digitalización, muchas empresas están adoptando nuevas formas de gestionar la documentación de sus empleados. Una de estas transformaciones es la digitalización del expediente de empleado. Si te interesa conocer más sobre cómo automatizar los procesos laborales de tu empresa, quédate porque en este blog te mostramos más sobre cómo hacerlo.

¿Qué es el expediente de empleado?

El expediente del trabajador es el conjunto de documentos y registros relacionados con la trayectoria laboral de un empleado, que incluyen contratos, formularios, certificados, evaluaciones, nóminas y otros documentos relevantes.

¿Qué implica la digitalización del expediente de empleado?

La digitalización del expediente de empleado implica escanear, convertir y automatizar los documentos físicos en formatos digitales para su almacenamiento y gestión electrónica. Esto permite acceder y administrar la información de los empleados de manera más eficiente.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización del expediente de empleado?

Existen muchos los beneficios que otorga la digitalización a las empresas según sus giros y sus necesidades; sin embargo, de manera muy general están los siguientes:

• Ahorro de espacio físico: Al digitalizar los expedientes, se elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en papel.
• Acceso rápido y seguro: Los expedientes digitales se pueden buscar y recuperar de manera rápida y segura mediante sistemas de gestión de documentos.
• Colaboración y compartición facilitada: Los expedientes digitales se pueden compartir fácilmente entre diferentes departamentos o sucursales, lo que agiliza los procesos de colaboración y toma de decisiones.
• Mayor seguridad y protección: Los documentos digitales se pueden respaldar y proteger con medidas de seguridad, evitando pérdidas, daños o accesos no autorizados.
• Cumplimiento normativo: La digitalización puede facilitar el cumplimiento de regulaciones y leyes relacionadas con la protección de datos y la confidencialidad.

¿Qué tipos de documentos se pueden incluir en un expediente de empleado digitalizado?

De entre los tantos documentos que se pueden incluir, están los siguientes:

• Contratos laborales
• Formularios de ingreso o solicitud de empleo
• Documentos personales
• Evaluaciones de desempeño
• Certificados de capacitación o títulos académicos
• Recibos de nómina o comprobantes de pago
• Documentos relacionados con prestaciones laborales y beneficios
• Historial de promociones o cambios de puesto
• Préstamos y créditos
• Vacaciones o permisos de ausencia

La digitalización del expediente de empleado representa un avance significativo en la gestión de recursos humanos. No solo simplifica y agiliza el acceso a la información, sino que también ahorra tiempo, espacio y recursos. A medida que más empresas adoptan esta práctica, es importante garantizar la seguridad y privacidad de los datos almacenados. Si tu empresa aún no ha considerado la digitalización de los expedientes de empleados, sora es una una plataforma que puede ayudarlos a llevar sus empresas al mundo digital.

Sora es un software de expediente laboral que te permite:

1. Firmar de manera electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
2. Enviar masivamente recibos de nómina, contratos y documentos
3. Crear o exportar expedientes laborales digitales
4. Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
5. Clasificar y guardar documentos en la nube

Si quieres saber más sobre ella, déjanos tus datos y un asesor se pondrá en contacto contigo.