Diferentes tipos de expedientes en una empresa

En una empresa, existen varios tipos de expedientes que se utilizan para llevar un registro y un control de diferentes aspectos relacionados con los empleados y las operaciones de la empresa. Algunos de los principales tipos de expedientes son:

1. Expediente personal: Es el registro que contiene la información personal de cada empleado, incluyendo su nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, número de seguro social, información de contacto y antecedentes laborales.
2. Expediente laboral: Contiene información sobre la relación laboral entre el empleado y la empresa, como contratos, cambios de puesto, promociones, evaluaciones de desempeño y cualquier otra información relacionada con la trayectoria laboral del empleado.
3. Expediente de nómina: Contiene información detallada sobre los pagos realizados a cada empleado, incluyendo el salario base, las horas trabajadas, las bonificaciones, las deducciones, las prestaciones y cualquier otra información relacionada con el salario.
4. Expediente médico: Es un registro médico del empleado, que incluye información sobre exámenes de salud, historial médico, enfermedades, accidentes laborales y cualquier otra información relacionada con la salud del empleado.
5. Expediente fiscal: Contiene información sobre los impuestos pagados por la empresa y por el empleado, como las retenciones fiscales y las contribuciones a la seguridad social.
6. Expediente de seguridad: Contiene información sobre la seguridad de la empresa, como permisos y licencias, registros de seguridad y salud, y cualquier otra información relacionada con la seguridad en el lugar de trabajo.

Es indispensable que una empresa cuente con todos estos tipos de expedientes para tener un mejor control de los movimientos dentro de la empresa. Si bien, todos ellos se han manejado de manera física, hoy en día exista la posibililidad de gestionarlos y automatizarlos en el mundo digital. Para ello existen plataformas como Sora que te permiten crear y enviar documentos a los empleados para que ellos los firmen electrónicamente, además de subir toda aquella papelería de los empleados para incluirla en el expediente laboral digital y gestionarla desde ahí. 

De entre las ventajas que tiene hacer este cambio en la modalidad de operación se encuentran: 

1. Ahorro de espacio y tiempo: Almacenar los expedientes en papel puede ocupar mucho espacio y requerir tiempo y recursos para su organización y búsqueda. En cambio, los expedientes digitales pueden ser almacenados en un servidor o en la nube, lo que permite ahorrar espacio y facilita el acceso a la información.
2. Mayor seguridad y protección: Los expedientes digitales pueden ser protegidos mediante contraseñas y otros mecanismos de seguridad, lo que los hace menos vulnerables a robos o pérdidas. Además, se pueden realizar copias de seguridad para evitar la pérdida de información en caso de algún fallo técnico o humano.
3. Acceso remoto: Los expedientes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se tenga acceso a Internet y las credenciales de acceso. Esto es especialmente útil en situaciones en las que se requiere acceso rápido a la información, como en caso de una auditoría o una investigación legal.
4. Facilidad de búsqueda y organización: Los expedientes digitales pueden ser organizados y buscados de manera más eficiente que los expedientes en papel. Además, se pueden utilizar herramientas de búsqueda avanzadas que permiten buscar información específica de manera rápida y precisa.

Si te interesa brindarle todas estas posibilidades a tu empresa, no lo pienses más y déjanos aquí tus datos para que un asesor se ponga en contacto contigo.