Desventajas de llevar el expediente rh en formato físico

“El expediente rh (también conocido como Expediente de Recursos Humanos) es un registro de todos los empleados de una empresa que contiene información personal y profesional relevante, incluyendo la historia laboral, las calificaciones, los salarios y los beneficios. Se utiliza para tomar decisiones sobre la contratación, la promoción, el despido y el pago de los empleados.”

En la era digital en la que vivimos, es sorprendente que muchas empresas aún manejen sus expedientes rh de manera manual. Aunque puede parecer una opción económica al principio, esto puede ser perjudicial para la empresa a largo plazo por diversas razones. En este blog, te mostraremos las desventajas de tener un expediente rh de manera manual y cómo se puede mejorar mediante la implementación de una solución automatizada.

Desventajas de tener el expediente RH de manera manual

1. Tiempo y costos adicionales: La gestión manual de los expedientes rh es un proceso tedioso y consume mucho tiempo. Los empleados de RH tienen que pasar horas clasificando y archivando documentos. Además, hay un costo asociado con la compra de suministros como papel, carpetas, archivadores, etc.
2. Riesgos de seguridad y privacidad: estos expedientes contienen información confidencial, como la información personal y de contacto de los empleados, la historia laboral, la información de la seguridad social, etc. Con un sistema manual, esta información está expuesta a riesgos de seguridad, como la pérdida o el robo de documentos físicos.
3. Problemas de accesibilidad: Con un expediente en este formato, los empleados de RH tendrán dificultades para acceder a la información que necesitan. En lugar de tener un sistema centralizado donde la información se puede buscar y recuperar fácilmente, tendrán que buscar entre varias carpetas y documentos para encontrar lo que necesitan.

Cómo mejorar el expediente RH mediante la automatización

1. Implementar un sistema de Gestión de Expedientes de Recursos Humanos: Es una solución automatizada que permite a los empleados de RH acceder fácilmente a los expedientes de los empleados, hacer seguimiento a los expedientes de los empleados, y realizar la actualización de los mismos de manera más eficiente. Además, puede ayudar a mejorar la seguridad y la privacidad de los expedientes de RH, y reducir el riesgo de errores. Un ejemplo de este tipo de sistemas es Sora, la plataforma que te permite firmar gestionar los contratos y documentos laborales de tu empresa de manera completamente digital, para conocer más sobre ella da click aquí.
2. Digitalizar los expedientes: En lugar de almacenar los expedientes de los empleados en papel, se pueden digitalizar y almacenar en un sistema centralizado en línea. Esto puede ahorrar espacio y reducir los costos asociados con el almacenamiento de documentos físicos. Además, un sistema digitalizado permite a los empleados de RH acceder a los expedientes de los empleados desde cualquier lugar y en cualquier momento.
3. Capacitación de los empleados: Para que un sistema automatizado sea efectivo, los empleados de RH deben estar capacitados para usarlo. Se debe ofrecer capacitación en el sistema y asegurarse de que todos los empleados de RH estén familiarizados con el sistema para aprovechar al máximo su potencial.

La automatización del expediente de RH puede ser una inversión valiosa para una empresa. Permite una gestión más eficiente de los expedientes de los empleados y ayuda a garantizar la seguridad y la privacidad de la información. Además, un sistema automatizado puede ahorrar tiempo y costos, y mejorar la accesibilidad de la información para los empleados de RH. Si su empresa aún maneja sus expedientes de RH de manera manual, considere implementar una solución automatizada para mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos de RH. Para probar nuestra plataforma, déjanos tus datos y uno de nuestros asesores se pondrá en contacto contigo para agendar una demo.