- Blog 607
Datos del expediente de trabajo: ¿Cómo proteger la información personal y cumplir con la ley?
Disfruta esta entrada de blog en audio
- Expediente Laboral
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
El expediente laboral contiene información sensible del trabajador: datos personales, bancarios, contractuales, de salud y hasta legales. Manejar estos datos de forma inadecuada puede tener consecuencias graves, no solo legales, sino también de confianza y reputación empresarial.
En este blog te explicamos por qué proteger los datos del expediente laboral es una obligación, cuáles son los riesgos de no hacerlo y cómo plataformas como Sora permiten cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales sin complicaciones.
¿Qué tipo de datos contiene el expediente laboral?
Un expediente completo incluye, entre otros:
- Nombre completo, CURP, RFC, NSS
- Domicilio, teléfono y datos de contacto
- Número de cuenta bancaria
- Copia de identificación oficial
- Contrato firmado con salario y condiciones laborales
- Evaluaciones, sanciones o actas administrativas
- Aviso de privacidad y designación de beneficiarios
- Información médica (en algunos casos, como la NOM-035)
Estos datos son considerados datos personales e incluso algunos son datos sensibles, por lo cual su tratamiento debe seguir los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, seguridad y confidencialidad.
¿Qué dice la ley en México?
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) exige que cualquier empresa que recabe y almacene datos personales:
- Cuente con un aviso de privacidad claro y firmado
- Obtenga consentimiento del titular
- Garantice la seguridad y confidencialidad de los datos
- Permita al titular el acceso, rectificación y cancelación de sus datos (Derechos ARCO)
- Evite el uso indebido, pérdida o alteración de los mismos
No cumplir con estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas y daños a la imagen de la empresa, entre otras situaciones negativas y también costosas.
Riesgos comunes al no proteger los datos del expediente
- Accesos no autorizados por parte de personal ajeno a RRHH
- Almacenamiento en carpetas compartidas o sin cifrado
- Pérdida de documentos por errores humanos o fallas técnicas
- Incumplimiento de la Ley en caso de auditoría o denuncia
- Filtración de datos sensibles que afecta al trabajador
¿Cómo te ayuda Sora a proteger legalmente los datos del expediente?
Sora fue diseñada para cumplir no solo con la Ley Federal del Trabajo, sino también con los más altos estándares de protección de datos personales.
Seguridad avanzada por diseño
- Todos los documentos están encriptados y protegidos con firma electrónica avanzada compuesta de todo lo necesario para poder ser operada digitalmente y sin ningún riesgo legal.
- Acceso restringido por roles y permisos
- Registro de actividad para rastrear cualquier acceso o modificación
Acceso controlado desde cualquier dispositivo
- Los trabajadores pueden acceder a su expediente desde la app o el portal web, pero sin comprometer la seguridad: todo está controlado con autenticación segura.
Cumplimiento automático y auditoría en tiempo real
- El sistema genera alertas si falta algún documento o si hay inconsistencias
- Auditorías en tiempo real aseguran que los datos estén siempre actualizados y protegidos
Compliance laboral total
¿Te vas a seguir arriesgando con todas las complicaciones el mundo físico?
Proteger los datos del expediente laboral ya no es solo una buena práctica: es una obligación legal y un compromiso ético con tus colaboradores. En un mundo donde los datos son poder, cuidarlos es parte esencial del cumplimiento empresarial.
Sora te permite cumplir con esta responsabilidad de forma fácil, segura y centralizada. Protege la información de tu equipo, automatiza procesos y garantiza transparencia con acceso desde cualquier lugar, sin poner en riesgo la seguridad de la información.
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
Contacto
Regístrate y aprende por qué Sora es la herramienta que necesitas para lograr tu compliance laboral segura, efectiva y digitalmente