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Cumplimiento del expediente laboral: Evita sanciones y garantiza la validez legal

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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
El cumplimiento de las normativas laborales es un desafío que las empresas enfrentan diariamente y una de las principales responsabilidades de los departamentos de recursos humanos es mantener el expediente laboral de cada empleado en orden y conforme a lo estipulado por la Ley Federal del Trabajo. No cumplir con esta obligación puede generar consecuencias graves, desde sanciones económicas hasta litigios laborales que afectan la reputación de la organización. Sin embargo, herramientas como Sora, una plataforma de gestión de expedientes 100% digital, ofrecen una solución integral para garantizar que el manejo de los expedientes laborales sea eficiente, seguro y legalmente válido.
La importancia del cumplimiento del expediente laboral para la seguridad jurídica
El expediente laboral no solo es un requisito legal, sino que también es una herramienta esencial para la gestión de los recursos humanos. Documentos como contratos, comprobantes de pago, identificaciones oficiales y certificados electrónicos deben estar resguardados adecuadamente para garantizar su accesibilidad y autenticidad en cualquier auditoría o inspección laboral. Según lo estipulado por la Ley Federal del Trabajo, las empresas deben conservar esta información de forma completa y actualizada y desde hace tiempo, incluso ya se ha aprobado la emisión, gestión y firma de otros documentos como pagarés y recibos de nómina de manera digital.
El incumplimiento de estas normativas puede derivar en multas por parte de las autoridades laborales, lo que representa un impacto financiero y administrativo significativo. Además, la falta de documentos en regla podría dificultar la defensa de la empresa ante demandas laborales, poniendo en riesgo su estabilidad legal.
El cumplimiento del expediente laboral no es una tarea opcional, sino una necesidad legal que protege tanto a la empresa como a sus empleados
Sobre los riesgos asociados a la gestión manual de expedientes laborales…
La gestión tradicional de expedientes laborales, basada en documentos físicos o sistemas fragmentados, está llena de riesgos. La pérdida de archivos, el deterioro de la información o la falta de organización son problemas comunes que dificultan el cumplimiento de las normativas legales. Además, los procesos manuales son propensos a errores humanos, como la omisión de documentos importantes o la duplicidad de información, pérdida de archivos, falsificación de identidad entre muchos otros.
Estos errores no solo complican las auditorías laborales, sino que también exponen a las empresas a sanciones graves. La digitalización y la implementación de herramientas de gestión de expedientes laborales en la nube se han convertido en una necesidad para garantizar la seguridad y el cumplimiento, sobre todo denotando una gran ventaja que es la accesibilidad.
Sora: La solución integral para el cumplimiento del expediente laboral
Sora es una plataforma innovadora que simplifica y optimiza la gestión de los expedientes laborales de manera completamente digital. Gracias a su enfoque en el cumplimiento legal y la automatización de procesos, las empresas pueden garantizar que toda la documentación necesaria esté organizada, segura y lista para cualquier auditoría.
La plataforma ofrece funcionalidades como la generación automatizada de expedientes desde el proceso de onboarding, la firma electrónica avanzada con cumplimiento ante los requisitos de la Ley Federal del Trabajo y auditorías en tiempo real que alertan sobre cualquier documento faltante. Estas características no solo ahorran tiempo y recursos, sino que también eliminan los riesgos asociados con la pérdida de documentos o la falta de actualización de la información.
¡Sin duda es la herramienta que no sabías que necesitabas pero que puede cambiar el rumbo de tu empresa y departamento de RRHH!
Con Sora, las empresas pueden estar seguras de que su gestión documental cumple con las exigencias legales y facilita un ambiente laboral más organizado, seguro, digital y fácil de operar; en cualquier lugar y desde cualquier momento, siempre y cuando se tenga acceso a internet.
Evitar sanciones legales, tener mayor cumplimiento… ¡Qué esperas para recibir más beneficios!
El cumplimiento del expediente laboral no es una tarea opcional, sino una necesidad legal que protege tanto a la empresa como a sus empleados. No cumplir con esta responsabilidad puede generar sanciones, litigios y daños a la reputación empresarial. Implementar soluciones como Sora no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos al ofrecer un enfoque digital, seguro y eficiente.
Invertir en tecnología para la gestión documental es una decisión estratégica que permite a las empresas enfocarse en su crecimiento, dejando atrás los riesgos asociados con los procesos manuales.
Garantizar la validez legal nunca había sido tan sencillo ni tan accesible en todos los sentidos que te puedas imaginar y, al implementarla, asegúrate de hacer una buena búsqueda y decidirte por una plataforma integral que acapare todo, ¡como lo hace Sora!
Puntos clave
Revisión preliminar


- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva


- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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