Consecuencias de no contar con expedientes de identificación del trabajador

La generación de un expediente de identificación del trabajador es el proceso por el cual una empresa recopila y almacena la información personal y laboral de sus trabajadores en un archivo físico o electrónico. Este expediente incluye información como el nombre completo del trabajador, su número de identificación fiscal, su dirección, su número de teléfono, su estado civil, su nivel educativo, su experiencia laboral, su cargo actual y su salario, entre otros datos.

El objetivo principal de generar un expediente de identificación del trabajador es contar con un registro completo y actualizado de cada uno de los trabajadores de la empresa, lo que permite a la empresa cumplir con sus obligaciones legales, administrar adecuadamente su fuerza laboral y proteger la información de los trabajadores.

No obstante, a pesar de la importancia interna como externa que éste tiene para las empresas, existen muchas compañías que aún no lo incorporan a sus procesos porque desconocen las consecuencias de no tenerlo. Por ello, en el presente blog te mostramos cuáles son las consecuencias de no generar expedientes de identificación del trabajador y además te mostraremos una herramienta que te ayudará a no enfrentarte a dichos problemas. 

Consecuencias de no tener un expediente de identificación del trabajador

1. Incumplimiento legal 

Las empresas pueden ser multadas o sancionadas por las autoridades laborales si no cumplen con la obligación de generar y mantener actualizado el expediente de identificación del trabajador.

2. Dificultades en la gestión de recursos humanos

Sin un expediente de identificación, las empresas pueden tener dificultades para gestionar adecuadamente los recursos humanos, lo que puede generar problemas como errores en el pago de salarios, problemas con el seguro social y dificultades en la planificación de las vacaciones y otros permisos.

3. Problemas de seguridad 

La falta de un expediente de identificación puede dificultar la identificación de los trabajadores en caso de un accidente laboral o un incidente de seguridad en la empresa. Esto puede generar problemas tanto para la empresa como para los trabajadores.

4. Riesgo de fraude 

Si no se verifica adecuadamente la identidad de los trabajadores, existe un mayor riesgo de fraude, ya sea por parte de los trabajadores o de terceros que intenten acceder a la información de la empresa de manera fraudulenta.

La falta de un expediente de identificación del trabajador puede generar problemas legales, de gestión de recursos humanos, de seguridad y de fraude. Por lo tanto, es importante que las empresas cumplan con esta obligación legal y mantengan actualizados los expedientes de identificación de todos sus trabajadores.

¿Cuál es la mejor solución?

Existen diversas soluciones para evitar caer en los problemas que anteriormente enumeramos, sin embargo, la mejor de ellas es adoptar una plataforma de expediente laboral que te permita firmar contratos y documentos de manera electrónica, así como digitalizar y gestionar todos tus documentos.