Conoce por qué deberías tener un software para expediente laboral

El expediente del empleado es un registro detallado y confidencial que contiene toda la información relacionada con el empleado, desde el momento en que se contrata hasta que termina su relación laboral con la empresa. Este expediente puede contener información como el historial de empleo, la formación y capacitación, los informes de desempeño, los beneficios, las vacaciones, los antecedentes penales, entre otros.

Debido a la naturaleza de los datos, es indispensable conservar seguros los datos del expediente del empleado debido a que además de que la información es privada y confidencial, también se utiliza por los empleadores para tomar decisiones críticas, como la promoción, el aumento salarial o el despido. Sin mencionar que dicha información en el expediente del empleado también puede ser necesaria en caso de litigios laborales o para cumplir con las leyes y regulaciones de empleo. Por eso, en el presente blog mostramos cómo evitar que se filtren los datos de un expediente del empleado.

¿Es posible que se filtren los datos del expediente de empleado?

Sí, es posible que se filtren los datos del expediente del trabajador, especialmente si no se toman medidas adecuadas para proteger la privacidad y la seguridad de los datos.

Los datos del expediente del trabajador suelen contener información personal confidencial, como el número de seguro social, la dirección, la fecha de nacimiento, el historial de empleo y los antecedentes penales, entre otros. Si estos datos se filtran, pueden ser utilizados por personas malintencionadas para cometer fraude, robo de identidad u otros delitos.

Algunas de las razones más comunes por las que se producen filtraciones de datos en el expediente del trabajador incluyen:

• Pérdida o robo de dispositivos de almacenamiento de datos, como discos duros externos, laptops, teléfonos móviles, entre otros.
• Falta de medidas de seguridad adecuadas en sistemas informáticos, incluyendo la falta de actualizaciones de software, contraseñas inseguras o la falta de autenticación de dos factores.
• Errores humanos, como enviar un correo electrónico a la persona equivocada o perder un archivo de expediente del trabajador.
• Ataques cibernéticos por parte de hackers o malware que pueden infiltrarse en el sistema y robar información.

Para evitar que se filtren datos del expediente del trabajador, es importante tomar medidas adecuadas de seguridad de la información, incluyendo la implementación de políticas y procedimientos sólidos, la capacitación de los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad y la utilización de medidas de seguridad tecnológicas adecuadas.

¿Qué pasa si se filtran los datos del expediente del empleado?

Si los datos del expediente del empleado se filtran o se exponen, puede haber graves consecuencias para los empleados, incluyendo el robo de identidad, la discriminación y la pérdida de oportunidades de empleo futuras. También puede haber consecuencias para la empresa, como multas, sanciones legales y daños a la reputación.

¿Cómo evitar que se filtren datos del expediente del empleado?

Proteger la privacidad de los empleados y evitar la filtración de datos confidenciales es crucial para cualquier empresa. Aquí hay algunos pasos que se pueden seguir para evitar que se filtren datos del expediente del empleado:

1. Limitar el acceso: Asegúrese de que solo las personas autorizadas tengan acceso a los expedientes del empleado. Esto puede requerir la implementación de medidas de seguridad adicionales, como contraseñas seguras, autenticación de dos factores y la implementación de controles de acceso basados en roles.
2. Educación de los empleados: Capacite a los empleados sobre las políticas y procedimientos de seguridad de la información de la empresa y haga hincapié en la importancia de la protección de datos confidenciales.
3. Implementar medidas de seguridad tecnológicas: Asegúrese de que los sistemas y dispositivos utilizados para almacenar los expedientes del empleado tengan medidas de seguridad adecuadas, como firewalls, encriptación de datos y monitoreo de actividad sospechosa. 

Una opción para ello es Sora, la plataforma de expediente laboral digital que te permite digitalizar documentos, cargar masivamente contratos, documentos y recibos de nómina, enviar archivos de manera masiva, gestionar documentos a través de etiquetas, realizar firmas electrónicas y enviar expedientes laborales de manera eficiente. Todo ello con total seguridad legal y cibernética para proteger la información de su empresa y sus empleados.

1. Establecer políticas claras: Establezca políticas claras de seguridad de la información y asegúrese de que todos los empleados las conozcan y cumplan con ellas. Esto puede incluir políticas sobre el uso de dispositivos personales para acceder a datos de la empresa y cómo manejar y destruir la información confidencial.
2. Monitorear regularmente la actividad del sistema: Monitoree regularmente los registros de actividad del sistema para detectar cualquier actividad sospechosa y tomar medidas preventivas antes de que se produzcan filtraciones de datos.

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