Cómo usar la firma electrónica de recibos de nómina

La firma electrónica es una herramienta cada vez más común en el mundo de los negocios. Permite la verificación de documentos y la autenticación de transacciones en línea, lo que es especialmente útil para los recibos de nómina. Además de que es un método seguro y conveniente para que los empleados firmen y reciban sus comprobantes de pago. En este blog te explicamos detalladamente cómo utilizar la firma electrónica de recibos de nómina.

Paso 1: Seleccione un proveedor de firma electrónica de recibos de nómina

Lo primero que debe hacer es seleccionar un proveedor de firma electrónica de recibos de nómina. Hay muchas opciones en el mercado, y es importante elegir un proveedor confiable que ofrezca la seguridad y la privacidad necesarias para proteger la información financiera de sus empleados. Sora es una de las plataformas que ofrecen este servicio a sus empleados, la diferencia con el resto es que más allá de firmar tus documentos, también te permite automatizar tus procesos laborales a través del envío masivo de documentos.

Paso 2: Configure la cuenta del empleador

Una vez que haya seleccionado un proveedor de firma electrónica de recibos de nómina, debe configurar una cuenta para su empresa. El proceso de configuración puede variar según el proveedor, pero por lo general incluye la creación de una cuenta, la verificación de la información de la empresa y la carga de una lista de empleados. En Sora nuestros asesores se encargan de acompañarte en el proceso de adopción de la plataforma.

Paso 3: Cree y envíe el recibo de nómina

Una vez que haya configurado su cuenta, puede comenzar a crear y enviar recibos de nómina electrónicos. En Sora te damos la posibilidad de que subas tus propios archivos de manera masiva o, si así lo deseas, los crees tú mismo (ya sea con una de nuestras plantillas o desde cero). Es importante que te asegures de incluir toda la información relevante, como el nombre del empleado, el salario, las deducciones y los impuestos.

Paso 4: Notifique al empleado

Una vez que hayas creado y enviado el recibo de nómina electrónico, notifica al empleado que está disponible para su firma. Esto puede hacerse a través de correo electrónico o mediante una notificación en la plataforma de firma electrónica. No olvides darle instrucciones para firmar su recibo. En el caso de Sora ellos son notificados directamente a través de la plataforma. 

Paso 5: Firma electrónica del empleado

Cuando el empleado reciba la notificación de que su recibo de nómina electrónico está disponible para su firma, deberá seguir las instrucciones proporcionadas para firmar electrónicamente el documento. En Sora únicamente debe ingresar a nuestra app desde su celular, localizar el archivo en cuestión, dar clic en firmar e ingresar su PIN.

Paso 6: Almacenamiento seguro del recibo de nómina

Una vez que el empleado haya firmado electrónicamente el recibo de nómina, se almacenará de forma segura en la plataforma de firma electrónica. Asegúrate de que los registros sean precisos y actualizados, y que estén almacenados de acuerdo con las regulaciones de tu país.

Paso 7: Información y acceso de los empleados

Es importante asegurarse de que los empleados tengan acceso a sus propios registros de nómina firmados electrónicamente. Esto puede hacerse a través de la plataforma de firma electrónica o a través de un portal de empleados en línea. En nuestra plataforma, tus empleados tiene acceso a sus recibos de nómina firmados en todo momento.

Además, es importante recordar que la información de nómina es confidencial y debe ser tratada con la debida privacidad y seguridad. Asegúrese de que la información se almacene y se transmita de forma segura, y de que solo las personas autorizadas tengan acceso a ella. Si quieres conocer más sobre el funcionamiento de Sora, déjanos aquí tus datos y nos pondremos en contacto contigo.