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¿Cómo manejar la retención y destrucción de documentos del expediente del empleado?
La gestión de empleados y sus documentos es una tarea indispensable en todas las empresas que sin dudas necesita seguir una metodología para que pueda funcionar. En otras entradas de blogs ya hemos hablado sobre cómo crearlo, qué tipos de documentos agregar, de qué manera se suelen dividir, además de herramientas digitales que permiten su automatización.
No obstante, la creación y actualización no son los únicos pasos que requiere un expediente laboral, pues después de que finaliza el contrato laboral con un empleado, es necesario conocer los que se necesita para manejar la retención y destrucción de documentos.
¿Aún no conoces cuáles son? Quédate porque aquí te mostramos una breve guía para ello.
Antes de eliminar cualquier documento una vez que el empleado ya no trabaje en la empresa, es importante que primero conozcas las normativas legales al respecto para poder definir políticas de retención que ayuden a determinar cuándo se pueden eliminar los documentos:
- Políticas de retención
- Leyes aplicables: diferentes jurisdicciones tienen leyes que especifican cuánto tiempo se deben retener ciertos documentos.
- Asegúrate de entender y cumplir con estas leyes.
Define una política de retención: crea una política clara que detalle cuánto tiempo se deben mantener los diferentes tipos de documentos, como registros de pago, evaluaciones de rendimiento, contratos, etc. - Organiza documentos por categoría: facilita la gestión clasificando los documentos en categorías con períodos de retención similares.
- Mantenimiento de registros
- Revisión regular: establece un cronograma para revisar los expedientes y determinar si algún documento está listo para ser eliminado según la política de retención.
- Actualización de la política: asegúrate de que tu política se actualiza regularmente para reflejar cualquier cambio en la legislación o en las necesidades empresariales.
- Seguridad durante la retención: mantén los documentos seguros y confidenciales mientras están en retención. Si están digitalizados, asegúrate de que los sistemas de seguridad informática cuenten con excelentes medidas de seguridad.
- Proceso de destrucción
- Cuando llegue el momento de destruir los documentos, hazlo de manera que la información no pueda ser recuperada.
Esto generalmente significa triturar papeles y borrar de forma segura los archivos digitales.
- Además, también es importante llevar un registro de qué documentos se han destruido y cuándo, guardando evidencia de la destrucción segura para posibles auditorías o consultas legales.
- Consideraciones especiales
- Presta especial atención a cualquier documento que contenga información personal sensible. Estos requieren cuidado extra tanto en la retención como en la destrucción.
- A veces, puede surgir una obligación legal (como una demanda) que requiere retener documentos más allá de su período normal. Establece un proceso para manejar estas situaciones.
- Asegúrate de que todos los empleados involucrados en el manejo de documentos entiendan las políticas y procedimientos de retención y destrucción.
La retención y eliminación de documentos es tan importante como la creación de los expedientes laborales, por eso es importante establecer y seguir procedimientos claros y consistentes para la retención y destrucción de documentos, para que así las empresas puedan cumplir con sus obligaciones legales y éticas, al tiempo que protegen la información sensible y mantienen un ambiente de trabajo organizado.
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