¿Cómo llevar un buen control de documentos en tu empresa?

¿Qué es el control de documentos?

Para poder funcionar con eficiencia, evitando pérdidas inútiles de horas de trabajo e, incluso, exponiéndose a sanciones por parte de las administraciones, todas las organizaciones necesitan tener un control total de la documentación que generan, centralizando sus sistemas de gestión. Solo de esta forma es posible conseguir un sistema realmente ágil de gestión de la documentación, que posibilite archivar y organizar la información de forma que pueda ser encontrada sin problemas.

Un sistema de control de documentos admite la gestión de archivos de conformidad con las reglamentaciones y los sistemas de gestión de calidad para documentación. Los sistemas de software de control de documentos admite la automatización de procesos sin papel, la gestión de documentos de calidad, como informes de no conformidad, y pistas de auditoría.

Aquí tienes algunas preguntas que hacer al determinar si un documento debe ser controlado:

• ¿El documento guía la producción de productos (es decir, bienes o servicios) proporcionados por la organización?
• ¿Guía la verificación, inspección o prueba de los productos proporcionados por la organización?
• ¿Define los requisitos del cliente y / o producto?
• ¿Se utiliza para controlar procesos?
• ¿Es usado para la toma de decisiones por parte del personal de producción?
• ¿Se utiliza el documento para recopilar datos que podrían utilizarse más adelante para la toma de decisiones dentro del alcance del sistema de gestión (por ejemplo, un formulario)?
• ¿La información en el documento es tan crítica que no mantenerla actualizada representaría un riesgo para la organización o sus clientes?
• ¿Aborda o se relaciona con un requisito de ISO 9001?

¿Por qué llevar un control?

La norma ISO 9001: 2015 nos indica que se debe mantener un control documental de la información documentada requerida por el sistema de gestión de calidad y por esta norma internacional.

Igualmente, se trata de uno de los seis procedimientos que se deben documentar en ISO 9001: 2008.

Es importante tener en cuenta que las referencias a “documentos” y “registros” ahora se han reemplazado por “información documentada” para que se pueda incorporar mejor la información contenida en aquellos formatos que podrían no considerarse típicamente documentos. Esto incluye información que se incorpora en el software, archivos digitales, videos, grabaciones de audio, fotografías, etc.

Independientemente de cómo se mantenga la información, se debe mantener un control documental de todo lo que se considere necesario para que la organización funcione o sea necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión.

Definir un proceso de control documental facilita la formación del nuevo personal así como la auditoría del proceso, por lo que, aunque ya no sea un procedimiento obligatorio en ISO 9001: 2015, es recomendable que se siga documentando el proceso. 

¿Cómo llevar un control con base en la ISO 9001?

Las normas ISO establecen un procedimiento tipo, que luego debe ser adaptado por cada empresa, con el fin de elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de calidad.

Dicho procedimiento de gestión documental se divide en las siguientes fases o etapas:

1. Aprobación de los documentos. Se deben determinar los criterios y responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos, con el fin de que respondan a unas directrices estandarizadas y sean útiles.
2. Revisión y actualización de los documentos. La documentación de cualquier empresa está en constante transformación. Los documentos van cambiando, y es positivo que así sea, para perfeccionarse poco a poco, siguiendo criterios de trabajo basados en la mejora continua.
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos. Las empresas deben crear un sistema claro de identificación de versiones y revisiones de los distintos documentos, manteniendo a su vez el histórico de los mismos. 
4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso. Dicha distribución puede realizarse tanto en formato físico como en formato digital, garantizando que las personas tengan acceso a la documentación que necesitan en función de sus responsabilidades, funciones y tareas.
5. Mantener los documentos legibles e identificables. Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
6. Control de documentos externos. También deben controlarse los documentos externos que sean de interés para el desarrollo de las actividades del sistema.
7. Control de la documentación obsoleta. Cuando se realicen cambios en algún documento y se apruebe una nueva versión, se debe disponer de una metodología  establecida para retirar los documentos obsoletos, evitando consultas innecesarias.

¿Cuáles son las consecuencias de un mal control de documentos?

Cuando la organización de los documentos se realiza sin el suficiente cuidado, de un modo poco organizado y sin seguir una estrategia clara y centralizada, los problemas derivados de una mala gestión en este aspecto no tardan en hacerse evidentes:  

• Falta de disponibilidad de información importante en distintas áreas, de forma habitual 
• Falta de control de la documentación
• Existencia de documentos no confiables
• Necesidad de tener que elaborar documentos nuevamente o realizar muchos cambios por no haberse podido encontrar o estar desactualizados
• Multas y sanciones por parte de organismos fiscales e incluso judiciales por no poder presentar, o no hacerlo a tiempo, la información requerida
• Los empleados pierden muchas horas de trabajo en búsqueda de documentación o en tratar de organizar la misma de una forma ineficaz, un trabajo muchas veces tedioso que no aporta verdadero valor
• Incumplimiento de las fechas definidas en los procesos
• Mayores dificultades en la detección de riesgos y oportunidades y en la toma de decisiones basadas en información fiable y en tiempo real

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