¿Cómo hacer un expediente laboral?

Todo expediente laboral tiene que servir para gestionar los recursos humanos de la empresa. Para ello la documentación incluida tiene que estar actualizada, ser coherente con el puesto de trabajo que ocupa la persona y estar ordenada para poder recuperarla fácilmente cuando sea necesario. Los datos que recoge el expediente van a ir desde los personales básicos hasta las relaciones con la empresa, pasando por los documentos que registren las competencias y trayectoria profesional de la persona trabajadora.

Si la información está bien ordenada, este expediente laboral será útil para la empresa. Normalmente el criterio es cronológico. La búsqueda se limita entonces por categoría documental: nómina, certificado, documentación personal y por fecha de generación del archivo. Pero si además está digitalizado, y has etiquetado bien cada documento, la recuperación de la información es ágil y ganas en espacio de almacenamiento físico. Además logras otro objetivo muy importante hoy en día: la reducción del volumen de papel, lo que beneficia al medioambiente.

¿Qué es un expediente laboral?

El expediente laboral es una herramienta muy importante para el área de Recursos Humanos, ya que gracias a ella se puede llevar un seguimiento de personal desde el momento de la contratación del individuo hasta su desvinculación de la empresa.

Establecer un procedimiento cronológico y estructurado es esencial para que el expediente laboral pueda ser útil, ya que su correcta elaboración le permitirá a la empresa llevar un control sobre la información legal

El expediente laboral es una compilación de documentos que recoge información importante de todas las personas que se encuentran laborando para una empresa, desde el momento de su contratación hasta el día en que se dan de baja. 

Gracias al expediente laboral podemos conocer las habilidades y competencias de cada persona, para que el equipo de trabajo pueda aprovecharlas, y así mismo, contribuya en la mejora y desarrollo de las que necesite reforzar.

¿Para qué sirve el expediente laboral?

El expediente laboral cumple diferentes funciones que son esenciales para toda la compañía:

1. Facilita el acceso a la información. El expediente laboral está planteado para organizarse de forma cronológica, por lo que cualquier área que requiera conocer el archivo podrá entenderlo de manera intuitiva, y encontrar el documento que necesite con practicidad.
2. Evita inconvenientes legales. El expediente laboral de un colaborador contiene información administrativa y legal que será de gran utilidad en los momentos en que se presenten inconvenientes legales con alguna persona que trabaja o trabajó en la compañía.
3. Contiene la información necesaria para tomar decisiones importantes. Si estás pensando en darle un ascenso a una persona de tu equipo, o un incremento salarial, el expediente laboral te ayudará a conocer la información necesaria para apoyar tu decisión.

¿Es necesario tener un expediente laboral?

En cuestiones generales, el expediente laboral permite no sólo que al momento de una contingencia el abogado de la empresa pueda actuar con más prontitud y eficacia, sino que además, facilita enormemente los procesos de fiscalizaciones del Ministerio del Trabajo y otros organismos. 

La legislación mexicana no contempla expresamente (salvo en casos muy específicos), la obligación de integrar el Expediente Laboral. Sin embargo, la Ley Federal del Trabajo establece en su artículo 784, la obligación legal del patrón de conservar ciertos documentos. A la letra dice: 

Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá́ al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. 

Luego en el mismo artículo se establecen varios casos en los que el patrón tendrá la carga de la prueba, es decir, deberá producir elementos para determinar lo siguiente:

1. Fecha de ingreso del trabajador; 
2. Antigüedad del trabajador; 
3. Faltas de asistencia del trabajador; 
4. Causa de rescisión de la relación de trabajo; 
5. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley; 
6. Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho; 
7. El contrato de trabajo; 
8. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales; 
9. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo; 
10. Disfrute y pago de las vacaciones; 
11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad; 
12. Monto y pago del salario; 
13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y 
14. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro. 

Por último, establece que “la pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.”

Qué documentos debe tener

Para la primera integración, se deben contemplar los siguientes documentos.

1. Identificación oficial vigente con fotografía.
2. Constancia Única del Registro de Población.
3. Acta de nacimiento.
4. Registro Federal de Contribuyentes.
5. Número del Seguro Social.
6. Comprobante de domicilio.
7. Curriculum Vitae.
8. Constancias de estudio.
9. Constancia de no antecedentes penales.
10. Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT.
11. Constancias de descuentos que deba retener la empresa.
12. Cartas de recomendaciones.
13. Cartas de referencias personales.
14. Solicitud de empleo.
15. Contrato de trabajo en modalidad de capacitación.
16. Contrato de trabajo (indeterminado o determinado).
17. Carta de recepción de material, herramientas o equipo.
18. Carta de recepción de reglamento interno de trabajo, código de ética y cualquier otra normatividad interna.

Con el paso del tiempo deben agregarse los siguientes:

1. Recibos de nómina.
2. Pagos de aguinaldo.
3. Formato de disfrute de vacaciones y pago de prima vacacional.
4. Pagos de la PTU.
5. Convenio de modificación de condiciones laborales.
6. Certificados de incapacidad temporal para laborar.
7. Avisos de accidentes o enfermedades (ST-7 o ST-9).
8. Constancias de habilidades (DC-3).
9. Dictamen de incapacidad laboral.
10. Formatos de permisos generales o de horas extras.
11. Avisos de rescisión.
12. Constancias médicas.
13. Actas administrativas.

Otro tipo de expediente laboral: el expediente digital

Se puede decir que el expediente laboral digital es la evolución del expediente laboral, es decir, es la forma de liberarte de los archiveros físicos y las búsquedas de documentos manuales para renovar tu empresa y llevarla al mundo digital.

Una compañía con un expediente laboral digital cuenta con los archivos de sus empleados debidamente cargados, ordenados y respaldados en la nube, lo que facilita su gestión, administración y disposición.¿Estás listo para tomar grandes decisiones y llevar tu empresa hasta el mundo digital? Déjanos tus datos y nos contactaremos contigo.