¿Cómo hacer un expediente digital de un trabajador?

Lo sabemos, mantener el expediente laboral al día es una de las tareas más tediosas del departamento de RRHH, sobre todo cuando éste se maneja de manera física. Pero, ¿y si te dijéramos que hay una manera de automatizar el proceso y que incluso te ayuda a obtener mejores resultados? Bienvenido al expediente laboral digital.

Pero primero definamos:

¿Cómo se elabora un expediente?

Para crear un expediente de empleado, deberás recopilar la siguiente información:

• Información personal: nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social y número de licencia de conducir del empleado. 
• Historial laboral:  los trabajos anteriores del empleado, fechas de empleo y cargos ocupados. 
• Educación: formación académica del empleado, incluyendo títulos obtenidos y fechas de asistencia. 
• Capacitación: cualquier capacitación que el empleado haya recibido, como capacitación en seguridad o servicio al cliente. 
• Evaluaciones de desempeño: cualquier evaluación de desempeño que el empleado haya recibido. 
• Acciones disciplinarias: cualquier acción disciplinaria que el empleado haya recibido. 
• Otra información relevante: información sobre la salud del empleado, discapacidad o servicio militar.

Una vez que hayas recopilado esta información, deberás crear una carpeta para cada empleado. La carpeta debe estar etiquetada con el nombre del empleado y debe mantenerse en un lugar seguro. Luego debes escanear o copiar todos los documentos en la carpeta. Asegúrate de nombrar los documentos de manera clara para poder encontrarlos fácilmente más adelante

También debes agregar permisos al expediente de empleado. Solo el empleado y su supervisor deben tener acceso al expediente. Puedes agregar permisos configurando cuentas de usuario para el empleado y su supervisor.

Finalmente, debes realizar copias de seguridad del expediente de empleado regularmente en caso de fallos del sistema o pérdida de datos. Puedes hacer una copia de seguridad del expediente subiéndolo a un servicio de almacenamiento en la nube o guardándolo en un disco duro externo.

¿Cómo funciona el expediente digital?

Un expediente digital de empleado es una colección de registros de empleados que se almacena electrónicamente. Puede incluir una variedad de documentos, como currículums, solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño y registros disciplinarios. Los expedientes digitales de empleados ofrecen varias ventajas en comparación con los expedientes de papel tradicionales, que incluyen:

• Ahorro de espacio: Los archivos digitales ocupan mucho menos espacio que los archivos en papel, lo que puede ahorrar dinero en costos de almacenamiento para las empresas. 
• Facilidad de acceso: Los archivos digitales se pueden acceder desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que facilita a los empleados y gerentes encontrar la información que necesitan. 
• Seguridad: Los archivos digitales se pueden proteger con contraseña o cifrar para proteger información confidencial. 
• Eficiencia: Los archivos digitales se pueden buscar y clasificar fácilmente, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad. 

¿Cómo hacer un expediente digital de un trabajador?

Aquí están los pasos sobre cómo crear un expediente digital de un empleado:

1. Elige un sistema de almacenamiento de expedientes digitales. Hay varios sistemas disponibles, como Google Drive, Dropbox y OneDrive. Elige un sistema seguro que cumpla con las necesidades de tu empresa.
2. Crea una carpeta para cada empleado. Dentro del sistema de almacenamiento de expedientes digitales, crea una carpeta para cada empleado. Esta carpeta almacenará todos los documentos importantes del empleado, como su currículum, solicitud de empleo, carta de oferta, contrato laboral, evaluaciones de desempeño y cualquier otro documento relevante.
3. Escanea o carga los documentos del empleado. Una vez que hayas creado una carpeta para cada empleado, escanea o carga todos los documentos importantes del empleado en la carpeta. Asegúrate de nombrar los documentos de manera clara para poder encontrarlos fácilmente más adelante.
4. Agrega permisos al expediente del empleado. Solo el empleado y su supervisor deberían tener acceso al expediente del empleado. Puedes agregar permisos al expediente configurando cuentas de usuario para el empleado y su supervisor.
5. Realiza copias de seguridad del expediente del empleado. Es importante hacer copias de seguridad del expediente del empleado regularmente en caso de fallas del sistema o pérdida de datos. Puedes hacer una copia de seguridad del expediente subiéndolo a un servicio de almacenamiento en la nube o guardándolo en un disco duro externo.

Pero, aquí te dejamos otro secreto: la digitalización en las empresas ya no es suficiente, ahora necesitamos automatizarnos. Y para lograrlo existen plataformas de software digital que te ayudan con ello. Un ejemplo es Sora, la plataforma que nuestra plataforma te permite obtener:

1. Firma electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
2. Envío masivo de recibos de nómina y documentos
3. Creación o exportación de expedientes laborales digitales
4. Control y seguimiento de porcentaje de firmados
5. Clasificar y guardar documentos en la nube

¿Quieres conocer más? Déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo.