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Cómo funciona la autenticación en la firma electrónica de documentos
La autenticación en la firma electrónica es un proceso crucial que garantiza que el signatario de un documento electrónico es quien dice ser. Este proceso se realiza a través de varios métodos y tecnologías. Aquí hay una descripción general de cómo funciona:
¿Qué es la digitalización de expedientes personales?
La digitalización de expedientes personales implica convertir archivos físicos y documentos relacionados con un empleado en formatos electrónicos, almacenándolos en sistemas digitales
para un acceso y gestión más eficiente.
Beneficios de digitalizar expedientes:
1
Seguridad y autenticidad
Credenciales de usuario
El signatario necesita tener credenciales únicas como un nombre de usuario y contraseña, un PIN, o datos biométricos. Estas credenciales ayudan a verificar la identidad del usuario antes de que pueda firmar electrónicamente un documento.
2
Validez legal
Certificados digitales y firma digital
Muchas firmas electrónicas utilizan certificados digitales, que son emitidos por una Autoridad de Certificación (CA). Un certificado digital es una especie de identificación digital que vincula la identidad de una persona o entidad con una clave pública. Cuando un usuario firma un documento, se crea una “firma digital” usando la clave privada del usuario, que está vinculada a su certificado digital. La clave pública en el certificado digital se utiliza para verificar la firma.
1
Seguridad y autenticidad
Autenticación de dos factores (2FA)
Para una seguridad adicional, se puede utilizar la autenticación de dos factores. Esto podría incluir algo que el usuario sabe (como una contraseña), algo que el usuario tiene (como un teléfono móvil o un token de seguridad), o algo que el usuario es (como huellas dactilares o reconocimiento facial).
2
Validez legal
Integridad del documento
La firma electrónica también asegura la integridad del documento. Una vez que un documento está firmado, cualquier cambio en el documento puede invalidar la firma, asegurando así que el documento no ha sido alterado después de la firma.
1
Seguridad y autenticidad
Registro de auditoría
Las firmas electrónicas a menudo incluyen un registro detallado de auditoría que documenta quién firmó el documento, cuándo y dónde se firmó, y a menudo la cadena de eventos que ocurrieron durante el proceso de firma.
2
Validez legal
Cumplimiento de normativas
Las firmas electrónicas deben cumplir con las leyes y regulaciones locales e internacionales, como el Reglamento eI DAS en la Unión Europea o la Ley ESIGN en los Estados Unidos. Estas leyes establecen los criterios para la validez legal de las firmas electrónicas.
Cada sistema de firma electrónica puede implementar estos elementos de diferentes maneras, pero el objetivo siempre es garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos firmados electrónicamente.
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