Cómo firmar recibos de nómina con firma electrónica

¿Sabías que la firma de nómina es esa “pequeña” acción que puede salvarte en un juicio laboral? Y mejor aún si es digital, pues para conseguirla no es necesario que el empleador y empleado estén en la misma ubicación geográfica. Si no sabes de qué estamos hablando, continúa leyendo.

¿Qué es un recibo de nómina con firma electrónica?

Un recibo de nómina con firma electrónica es un documento que registra la información de pago de un empleado y se firma electrónicamente utilizando una firma digital o electrónica. Es una forma más segura y eficiente de procesar la nómina en comparación con los métodos tradicionales basados en papel porque:

1. Mejora de la eficiencia: permiten ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de imprimir y enviar documentos en papel. 
2. Ofrecen seguridad: son recibos encriptados que no pueden ser manipulados. 
3. Mejora del cumplimiento normativo: son una forma en que las empresas cumplen con las regulaciones gubernamentales, como las relacionadas con retenciones de impuestos y leyes laborales. 

¿Por qué firmar los recibos de nómina de manera digital?

Además de los beneficios que te mencionamos arriba, una firma digital te brinda:

1. Almacenamiento y acceso fácil: Se pueden almacenar de manera segura en sistemas de gestión electrónica de documentos. Esto facilita el acceso y la búsqueda rápida de los recibos cuando sea necesario, eliminando la necesidad de buscar documentos físicos en archivos.
2. Sostenibilidad medioambiental: Al reducir el uso de papel y los desechos asociados, la firma digital contribuye a la sostenibilidad medioambiental al disminuir el impacto en los recursos naturales y la generación de residuos.
3. Cumplimiento legal: En muchos países, la firma digital tiene validez legal y cumple con los requisitos legales para la firma de documentos. Las soluciones de firma digital suelen cumplir con los estándares y regulaciones de seguridad establecidos.

¿Cómo firmar el recibo de nómina de manera digital?

Hay varias formas de firmar digitalmente una nómina que se adaptan a los gustos y necesidades de las empresas, sin embargo, aquí te dejamos algunas opciones para que las tomes como guía. 

• Utiliza un dispositivo de firma digital: es un dispositivo de hardware que te permite crear una firma digital. Para utilizarlo deberás descargar el software correspondiente y crear un certificado digital. Una vez que hayas creado un certificado digital, podrás utilizar el dispositivo de firma digital para firmar documentos. 
• Utiliza un programa de firma digital basado en software: hay varios programas de firma digital basados en software disponibles. Estos programas te permiten crear una firma digital utilizando el mouse o el panel táctil. Para utilizar un programa de firma digital basado en software, deberás descargar el software correspondiente y crear un certificado digital. Una vez que hayas creado un certificado digital, podrás utilizar el software para firmar documentos. 
• Utiliza una aplicación móvil: hay varias aplicaciones móviles disponibles que te permiten crear y utilizar firmas digitales. 

Si en este momento estás en busca de una plataforma que te permita tener los recibos de nómina al día, en Sora te podemos ayudar. Con nuestra plataforma puedes obtener:

1. Firma electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
2. Envío masivo de recibos de nómina y documentos
3. Creación o exportación de expedientes laborales digitales
4. Control y seguimiento de porcentaje de firmados
5. Clasificar y guardar documentos en la nube

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