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¿Cómo cumplir con la NOM-035 sin complicar a tu equipo de RRHH? Guía práctica paso a paso
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- NOM-035
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
Desde 2019, la NOM-035-STPS-2018 se convirtió en una obligación clave para todas las empresas en México. Su objetivo es identificar y prevenir los riesgos psicosociales en el trabajo, así como fomentar entornos organizacionales más saludables.
Pero en la práctica, muchas empresas han encontrado difícil su cumplimiento: formatos impresos, seguimiento manual, documentos sin firma, evidencia incompleta y cero trazabilidad.
La buena noticia es que la digitalización y herramientas como Sora pueden hacer este proceso más ágil, seguro y 100% conforme a la ley.
¿Qué exige la NOM-035?
La norma aplica a todas las empresas y se divide en dos niveles principales, según el tamaño de la organización:
- Diagnóstico organizacional: Aplicación de cuestionarios a los trabajadores para detectar factores de riesgo psicosocial.
- Acciones preventivas: Implementación de medidas y políticas para mejorar el entorno laboral.
- Documentación y evidencia: Resguardar evidencia de que se aplicaron las encuestas, se firmaron los resultados y se notificaron los resultados al trabajador.
Todo este proceso debe estar documentado, firmado y disponible ante una inspección de la STPS.
Los errores más comunes al cumplir la NOM-035
- Aplicar encuestas sin dejar evidencia de entrega o firma del trabajador
- No contar con protocolos firmados ni políticas publicadas
- Falta de respaldo ante una auditoría de la STPS
- Guardar documentos en físico sin trazabilidad o riesgo de pérdida
- Usar firmas simples que no tienen validez jurídica
¿Y la NOM-151? El respaldo digital que también necesitas
Aunque la NOM-035 no exige explícitamente el uso de herramientas digitales, si decides digitalizar evidencias o firmas, debes cumplir con la NOM-151, que establece los lineamientos para preservar la integridad y autoría de los documentos electrónicos.
En otras palabras: si firmas encuestas o políticas por medios digitales, no basta con una firma “dibujada” o un PDF editable. Debes garantizar que el documento:
- No ha sido modificado
- Tiene validez jurídica
- Pueda comprobar su fecha, contenido e identidad en tiempo real del firmante
¿Cómo te ayuda Sora a cumplir con la NOM-035 y la NOM-151?
Sora no solo te ayuda a aplicar la NOM-035 de forma práctica, también respalda todo el proceso legal y tecnológicamente.
Así es como esta plataforma lo hace:
Encuestas automatizadas por puesto o nivel
Crea formularios digitales por tipo de rol, aplica encuestas y recoge las respuestas desde la misma plataforma.
Firma electrónica con validez legal (cumple con la NOM-151)
Cada documento queda firmado electrónicamente con sellos de tiempo certificados y criptografía avanzada, conforme a la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la NOM-151.
Evidencia auditada en tiempo real
Cada respuesta, firma o notificación queda registrada con trazabilidad, y puede auditarse ante cualquier inspección, ya sea interna o externa.
Notificaciones y acuse de lectura al trabajador
Envía políticas o resultados con acuse automático de recibido y firma, sin imprimir ni perseguir a nadie.
Todo en un solo expediente laboral digital
Cada acción queda respaldada en el expediente digital del trabajador, junto con contratos, recibos, beneficiarios y más.
Compliance laboral total
Cumple, automatiza y facilita tu trabajo
Cumplir con la NOM-035 ya no tiene que ser una tarea engorrosa ni generar estrés adicional en RRHH. Con una plataforma como Sora, puedes automatizar, firmar, resguardar y auditar todo el proceso desde un solo lugar.
Y lo más importante: todo queda protegido conforme a la NOM-151, asegurando que tus documentos digitales no solo sean prácticos, sino también legalmente válidos
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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