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- Documentación Laboral
Cómo conseguir tener la documentación laboral completa
Una de las partes inherentes a todo proceso es la documentación. Lo podemos ver en nuestras vidas personales así como en las relaciones laborales pues es lo que nos ayuda a validar la existencia de algún trámite. O dicho de una manera coloquial: “papelito habla”.
¿Qué es la firma electrónica?
Específicamente dentro del área empresarial, la completa documentación laboral es fundamental para el cumplimiento legal, la gestión eficiente de los recursos humanos y la protección tanto de los empleados como de la empresa. No obstante, en sora sabemos que en ocasiones es complicado poder cumplir con la totalidad de estos documentos, por esa razón a continuación te mostramos los protocolos para asegurar una documentación laboral adecuada y completa:
1. Contratos de trabajo
- Elaboración y revisión: asegurar que todos los empleados firmen contratos de trabajo que detallen claramente el alcance de sus responsabilidades, salario, beneficios, y condiciones de trabajo.
- Actualización: mantener los contratos actualizados conforme cambien las condiciones laborales o la legislación.
2. Políticas de la empresa
- Manual del empleado: crear y distribuir un manual del empleado que incluya políticas de la empresa, procedimientos, y expectativas éticas.
- Consentimiento y acuse de recibo: obtener la firma de los empleados como acuse de recibo de haber leído y comprendido el manual.
3. Registros de horas y asistencia
- Sistemas de registro: implementar sistemas electrónicos o manuales para llevar un registro preciso de las horas trabajadas, ausencias, vacaciones, y bajas por enfermedad.
4. Documentación de evaluación de desempeño
- Evaluaciones regulares: realizar evaluaciones de desempeño de manera periódica y guardar documentación que respalde los resultados y cualquier acción tomada al respecto.
5. Registros de capacitación y desarrollo
- Historial de capacitación: mantener un registro de todas las actividades de capacitación y desarrollo profesional ofrecidas al empleado y su participación en las mismas.
6.
Documentación
de incidencias laborales
- Reportes de incidencias: etablecer un protocolo para la documentación y reporte de cualquier incidente laboral, incluyendo accidentes, quejas por acoso o discriminación, y medidas disciplinarias.
7. Procedimientos disciplinarios
- Registros de acciones disciplinarias: documentar todas las acciones disciplinarias tomadas, incluyendo las razones de dichas acciones y cualquier comunicación relevante con el empleado.
8. Cumplimiento legal y regulatorio
- Verificación de elegibilidad laboral: realizar y documentar la verificación de elegibilidad laboral de todos los empleados conforme a la legislación local.
- Documentación relativa a beneficios: mantener registros detallados de la participación de los empleados en programas de beneficios laborales.
9. Protección de datos personales
- Confidencialidad y seguridad: asegurar que toda la documentación laboral se maneje y almacene de manera segura, respetando las leyes de protección de datos.
10. Auditorías internas
- Revisiones periódicas: realizar auditorías internas regulares para asegurar que la documentación esté completa, sea precisa y esté actualizada.
Sin duda alguna, implementar estos protocolos ayuda a crear un entorno de trabajo estructurado y seguro, además de minimizar riesgos legales y optimizar las relaciones laborales. Por eso, con la finalidad de ayudarte a facilitar aún más estos procedimientos, ponemos a tu disposición los servicios de compliance laboral de la empresa sora.mx.
sora® es una plataforma de expediente digital que además de ayudarte a firmar todos tus documentos de manera electrónica, te permite automatizar los procesos de Recursos Humanos y legales. La única herramienta en México que te permite ahorrar tiempo a través de la automatización de procesos y tener mayor validez legal.
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¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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