Cómo automatizar el expediente personal recursos humanos

La gestión del expediente personal de los empleados es una tarea esencial para los departamentos de recursos humanos. A través del expediente personal, se recopila y se almacena información importante sobre el empleado, como su historial laboral, su desempeño, sus habilidades y capacitaciones, entre otros muchos documentos más que permiten y facilitan la toma de decisiones dentro de la empresa, además de que certifica que todos los procesos cumplen con los requisitos de ley. No obstante, la gestión manual del expediente personal puede ser tediosa y propensa a errores; además, de que puede tomar mucho tiempo y dificultar la toma de decisiones. Es por eso que la automatización del expediente personal puede ser una solución efectiva. En este blog, te mostraremos cómo automatizar el expediente personal de recursos humanos de manera fácil.

¿Qué es la automatización del expediente personal de recursos humanos?

La automatización del expediente personal de recursos humanos implica utilizar tecnología para automatizar los procesos de gestión del expediente personal. La tecnología de automatización puede utilizarse para capturar, almacenar, organizar, actualizar y distribuir la información contenida en el expediente personal. Esto significa que los departamentos de recursos humanos pueden ahorrar tiempo y esfuerzo, mientras se aseguran de que la información esté disponible y sea fácilmente accesible para los empleados y los gerentes.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar el expediente personal?

La automatización del expediente personal puede ofrecer varios beneficios para los departamentos de recursos humanos, como:

Ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo:

La automatización del expediente personal puede ahorrar tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales, como recopilar y organizar la información del expediente personal. Pues en su lugar, la tecnología puede automatizar estos procesos y permitir que los recursos humanos se concentren en tareas más estratégicas.

Mejora de la precisión y la integridad de la información:

La automatización del expediente personal puede mejorar la precisión y la integridad de la información al reducir el riesgo de errores humanos y garantizar que la información esté actualizada y completa.

Facilita la toma de decisiones:

También puede facilitar la toma de decisiones al permitir que los gerentes y los empleados accedan fácilmente a la información que necesitan. Esto significa que los gerentes tengan la posibilidad de tomar decisiones más informadas sobre la gestión de su equipo y los empleados pueden tener una mejor comprensión de su desempeño y habilidades.

Mejora la seguridad y privacidad de la información:

La automatización del expediente personal puede mejorar la seguridad y privacidad de la información al garantizar que los datos estén protegidos contra el acceso no autorizado y el robo de identidad. Es decir, la información del expediente personal está protegida contra riesgos de seguridad, como el acceso no autorizado y el robo de identidad.

¿Cómo automatizar el expediente personal de recursos humanos?

La automatización del expediente personal puede realizarse utilizando una variedad de tecnologías y herramientas. A continuación, se presentan algunas estrategias para automatizar el expediente personal:

1. Utilizar un software de gestión de expediente personal:

Un software de gestión de expediente personal puede ser una herramienta efectiva para automatizar el proceso de gestión del expediente personal. El software puede capturar y almacenar la información del expediente personal en una base de datos centralizada, lo que permite un acceso fácil y seguro a la información por parte de los gerentes y los empleados. 

2. Utilizar un sistema de gestión de recursos humanos integrado:

Un sistema de gestión de recursos humanos integrado (HRMS, por sus siglas en inglés) puede ser otra opción para automatizar el expediente personal. Un HRMS combina múltiples procesos de recursos humanos en una sola plataforma, incluyendo la gestión del expediente personal.

3. Utilizar la automatización de flujos de trabajo:

La automatización de flujos de trabajo puede ser una estrategia efectiva para automatizar la gestión del expediente personal. Los flujos de trabajo automatizados pueden incluir la captura y actualización de información del expediente personal, la revisión y aprobación de cambios por parte de los gerentes, y la distribución de información a los empleados.

Al utilizar la automatización de flujos de trabajo, se puede reducir la necesidad de realizar tareas manuales y aumentar la eficiencia de la gestión del expediente personal. Además, los flujos de trabajo automatizados pueden proporcionar una mayor visibilidad y transparencia en el proceso de gestión del expediente personal, lo que puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración entre los empleados, los gerentes y los recursos humanos.

Sora, es una plataforma que cumple con las tres funciones mencionadas anteriormente, pues es un software de expediente personal digital que además de proporcionarte todas los beneficios ya mencionados, también te permite cargar o crear documentos, enviarlos a través de la plataforma para su firma y posteriormente gestionarlos a través de etiquetas. 

Asimismo, gracias a sus múltiples funcionalidades, Sora también puede cumplir con la funcionalidad de un HRMS, puesto que permite integrar la información del expediente personal con otras funciones de recursos humanos, como la nómina y la gestión de permisos y vacaciones, lo que puede simplificar la gestión del personal y reducir los errores y la duplicación de esfuerzos. 

Además, también ofrece a las empresas la oportunidad de automatizar sus procesos gracias a los envíos masivos, múltiples firmantes y gestión de documentos y permisos. Si quieres saber más sobre cómo funciona Sora, déjanos tus datos y un asesor se contactará contigo para darte una demostración.