Así se crea un expediente RH

El expediente RH es una herramienta fundamental para la gestión de los recursos humanos en cualquier empresa. Se trata de un conjunto de documentos y registros que permiten conocer la situación laboral de cada empleado y su relación con la organización. En este artículo, exploraremos los diferentes elementos que conforman un expediente RH y su importancia para la gestión de los recursos humanos.

¿Qué es un expediente RH?

El expediente RH es un conjunto de documentos que se utilizan para llevar un registro de la situación laboral de cada empleado de una organización. Este expediente puede contener información personal del empleado, como su currículum vitae, sus datos de contacto y su número de identificación fiscal. También puede incluir información relacionada con el empleo, como su contrato de trabajo, su salario y sus prestaciones laborales.

¿Por qué es importante un expediente RH?

El expediente RH es importante para la gestión de los recursos humanos por varias razones. En primer lugar, permite a los gerentes y directivos de la empresa conocer la situación laboral de cada empleado. Esto incluye su puesto de trabajo, su salario y sus prestaciones laborales. Con esta información, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre la promoción, el despido o la asignación de responsabilidades a los empleados.

En segundo lugar, el expediente RH es importante para cumplir con las regulaciones laborales. Las leyes laborales exigen que las empresas lleven un registro de los contratos de trabajo, las horas trabajadas y los salarios pagados a los empleados. El expediente RH es una herramienta fundamental para cumplir con estas regulaciones y evitar posibles sanciones por parte de las autoridades laborales.

Por último, el expediente RH es importante para la protección de los derechos de los empleados. El expediente contiene información detallada sobre el contrato de trabajo, el salario y las prestaciones laborales del empleado. Esta información es importante para asegurar que los empleados reciban el salario y las prestaciones que se les prometieron. También es útil en caso de conflictos laborales, ya que puede servir como evidencia en un juicio.

¿Qué información se encuentra en un expediente RH?

El contenido de un expediente RH varía de una empresa a otra, pero generalmente incluye los siguientes elementos:

1. Información personal: nombre completo del empleado, dirección, número de identificación fiscal, fecha de nacimiento, número de seguro social y otros datos personales.
2. Formación académica y experiencia laboral: información sobre la formación académica del empleado y su experiencia laboral previa.
3. Evaluaciones de desempeño: registros de las evaluaciones de desempeño realizadas al empleado durante su tiempo en la empresa.
4. Contrato de trabajo: copia del contrato de trabajo firmado por el empleado y la empresa.
5. Información salarial: registros del salario del empleado, así como de cualquier aumento o disminución salarial que se le haya otorgado.
6. Prestaciones laborales: información sobre las prestaciones laborales a las que el empleado tiene derecho, como vacaciones, seguro médico, seguro de vida, etc.
7. Documentos de capacitación: registros de la capacitación recibida por el empleado durante su tiempo en la empresa.
8. Correspondencia: cualquier correspondencia entre el empleado y la empresa, como cartas de recomendación, advertencias, etc.

¿Cómo se maneja un expediente RH?

El manejo del expediente RH debe ser riguroso y estar sujeto a políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Aquí te presentamos algunas pautas generales para el manejo adecuado de un expediente RH:

1. Establecer políticas y procedimientos: La empresa debe establecer políticas y procedimientos claros para la gestión de los expedientes RH, que especifiquen cómo se deben crear, almacenar, actualizar y destruir los expedientes.
2. Almacenamiento seguro: Los expedientes RH deben ser almacenados en un lugar seguro, que sólo tenga acceso el personal autorizado. Además, es importante asegurarse de que los expedientes estén protegidos contra el acceso no autorizado, el robo, la pérdida o la destrucción.
3. Actualización regular: Es importante que los expedientes se actualicen regularmente para reflejar cambios en la situación laboral del empleado. Esto incluye cambios en el puesto de trabajo, el salario y las prestaciones laborales.
4. Cumplimiento de las regulaciones laborales: Los expedientes RH deben cumplir con las regulaciones laborales en el país donde se encuentre la empresa. Esto incluye el cumplimiento de las leyes laborales relacionadas con la contratación, el salario, las prestaciones laborales, la seguridad y la salud en el trabajo, entre otras.
5. Acceso restringido: El acceso a los expedientes RH debe ser restringido a las personas autorizadas. Esto puede incluir el gerente de recursos humanos, el supervisor del empleado y otros miembros del personal autorizados.
6. Destrucción adecuada: Los expedientes RH deben ser destruidos de manera adecuada una vez que hayan pasado el tiempo requerido por las regulaciones laborales o la política de la empresa. Esto puede incluir la eliminación segura de los documentos físicos y la eliminación segura de los registros electrónicos.

En resumen, el manejo adecuado de un expediente RH requiere de políticas y procedimientos claros, un almacenamiento seguro, actualización regular, cumplimiento de las regulaciones laborales, acceso restringido y una destrucción adecuada. Con estas pautas en mente, las empresas pueden gestionar adecuadamente los expedientes RH y cumplir con sus obligaciones legales y laborales.