7 tips para elegir un expediente de recursos humanos

Llevar un orden en procesos es el primer paso para alcanzar metas y lograr objetivos, tal como lo dice el proverbio alemán “En la organización está la clave del éxito”. En este blog te mostraremos una de las maneras más utilizadas en recursos humanos para mantener el talento de las empresas en orden y además su versión más reciente. Quédate porque aquí te platicamos sobre el expediente de RH.

¿Qué es el expediente de RH?

Los expedientes de recursos humanos son compendios de los documentos más importantes de los empleados, desde el momento en el que aplicó a la vacante hasta el momento en el que terminó su trayectoria en dicha empresa. Estos han evolucionado a lo largo del tiempo, y en la era actual de digitalización y privacidad de datos, hay varios tips relevantes que las empresas deberían tomar en cuenta para manejarlos eficientemente y con seguridad.

Tips para el manejo eficiente del expediente de RH

1. Digitalización

Los medios tecnológicos y digitales están a la orden del día en todos los ámbitos. Por esa razón aconsejamos optar por sistemas de gestión de expedientes digitales que reduzcan el uso de papel, faciliten el acceso rápido a la información y aseguren una mejor organización.

2. Acceso restringido

Los riesgos de robo de información siempre están presentes, ya sea en un documento físico o uno digital, es por ello que debes asegurarte de que solo el personal autorizado tenga acceso a los expedientes. Establece niveles de acceso según roles y responsabilidades.

3. Cumplimiento de normativas de privacidad

El cumplimiento legal es indispensable en todos los procesos empresariales y el expediente laboral no es la excepción. Familiarízate con las leyes de protección de datos aplicables en tu región y asegúrate de que el manejo de la información personal de los empleados cumple con estas regulaciones.

4. Respaldo y recuperación

Otra manera de proteger la información tanto de los empleados como de la empresa es a través del respaldo de datos. Implementa sistemas de respaldo regular para los expedientes digitales y asegúrate de tener un plan de recuperación de datos en caso de pérdida o daño.

5. Actualización constante

Para poder evaluar los perfiles de colaboradores de manera correcta y asertiva es importante mantener los expedientes actualizados. Esto no solo incluye datos de contacto, sino también formación, certificaciones, evaluaciones de desempeño, entre otros.

6. Seguridad cibernética

De la mano con el punto 4, es importante mantener todos los documentos a salvo, para ello te recomendamos proteger los datos de los empleados con soluciones de seguridad robustas, como firewalls, antivirus y sistemas de cifrado.

8. Auditorías regulares

Realiza revisiones y auditorías periódicas para asegurarte de que los expedientes están completos, actualizados y se manejan conforme a las políticas y regulaciones.

Herramienta para exponenciar el expediente laboral

Sora® es una herramienta revolucionaria que ha redefinido la gestión de expedientes laborales. A través de su plataforma intuitiva y altamente automatizada, facilita la creación, actualización y acceso a expedientes de empleados, al mismo tiempo que brinda la posibilidad de realizar análisis avanzados para proporcionar insights valiosos. Estos insights permiten a los departamentos de Recursos Humanos optimizar procesos, identificar patrones y tomar decisiones más informadas acerca de la formación, promoción y retención de personal.

Sora® no solo simplifica la administración del expediente laboral, sino que también lo convierte en una poderosa herramienta estratégica para las organizaciones modernas.

¿Te gustaría saber más sobre cómo funciona? Agenda ahora tu demo gratis y observa en acción cómo nuestra plataforma puede transformar tu departamento de Recursos Humanos. No esperes más, deja tus datos enseguida y nuestro equipo comercial se comunicará contigo.