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7 de las mejores prácticas en manejo de expedientes laborales
Definir protocolos para el manejo adecuado de expedientes laborales es esencial para la administración eficiente de los recursos humanos dentro de una organización, debido a que no solo ayuda a cumplir con las regulaciones legales, sino que también facilita la gestión del personal y mejora la toma de decisiones estratégicas. En este blog te presentamos algunas mejores prácticas en el manejo de expedientes laborales:
Las estrategias y prácticas que las organizaciones pueden implementar para evitar litigios laborales están diseñadas para prevenir conflictos antes de que escalen a litigios, asegurando el cumplimiento normativo y fomentando un ambiente laboral positivo. En el presente blog te hablamos más sobre estas herramientas y prácticas que te pueden beneficiar.
Puntos clave
1. Estandarización de procesos
- Implementar un sistema uniforme para la creación, almacenamiento y gestión de expedientes laborales. Esto asegura la coherencia y facilita el acceso a la información cuando sea necesario.
2. Automatización de documentos
- Convertir los expedientes laborales en formatos digitales para mejorar la eficiencia en el almacenamiento y la recuperación de información. Utilizar sistemas de gestión documental que permitan el acceso seguro y controlado a los archivos.
3. Clasificación y organización
- Organizar los expedientes laborales de manera lógica, ya sea por nombre del empleado, departamento o por tipo de documento, para facilitar la búsqueda y el acceso a la información.
4. Seguridad y privacidad
- Garantizar la seguridad de los expedientes laborales mediante el uso de contraseñas, cifrado y otras medidas de seguridad informática. Es crucial cumplir con las leyes de protección de datos, como el LFPDPPP en México, para proteger la privacidad de los empleados.
5. Acceso restringido
- Limitar el acceso a los expedientes laborales solo al personal de RRHH y a los directivos que necesiten la información para fines legítimos. Esto ayuda a proteger la privacidad de los empleados y minimiza el riesgo de violaciones de datos.
6. Actualización regular
- Mantener los expedientes laborales actualizados con la información más reciente, incluyendo cambios en los datos personales, evaluaciones de desempeño, formaciones realizadas y cualquier otra documentación relevante.
7. Auditorías regulares
- Realizar auditorías regulares de los expedientes laborales para asegurar que se manejan de acuerdo con las políticas internas y las regulaciones legales. Esto también ayuda a identificar y corregir posibles deficiencias en el proceso de manejo de documentos.
Con la finalidad de ayudarte a facilitar aún más estas prácticas, ponemos a tu disposición los servicios de compliance laboral de la empresa sora.mx.
sora® es una plataforma de expediente digital que además de ayudarte a firmar todos tus documentos de manera electrónica, te permite automatizar los procesos de Recursos Humanos y legales y realizar auditorías del cumplimiento legal en tiempo real. La única herramienta en México que te permite ahorrar tiempo a través de la automatización de procesos y tener mayor validez legal.
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sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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