5 tips para crear un expediente del trabajador correctamente

El expediente del trabajador es un archivo que contiene información relevante y documentos relacionados con el empleo de un individuo en una organización. Este expediente se crea y mantiene con el fin de tener un registro preciso y completo de la historia laboral de un empleado y por esa razón es importante que se elabore correctamente para evitar complicaciones administrativas y legales.

En este blog te compartimos 4 tips que te ayudarán a crear un expediente del trabajador correctamente.

¿Qué documentos se deben añadir al expediente del trabajador?

Estos documentos varían según la empresa y las necesidades de éstas, sin embargo, aquí te dejamos algunos que sí o sí necesitas tener:

• CV del trabajador
• Manual del empleado 
• Evaluaciones de desempeño 
• Registros disciplinarios 
• Registros de capacitación 
• Registros de licencias o permisos 
• Documentos de terminación 

4 tips para crear un expediente del trabajador

1. Sé organizado

Crea un sistema para organizar los archivos de empleados que tenga sentido para tu organización. Esto puede incluir el uso de un archivador, una base de datos o un sistema de almacenamiento en la nube. Para tu comodidad te recomendamos un software de expediente laboral que te facilite este proceso.

2. Mantén registros precisos

Solo incluye documentos relevantes para la historia laboral del empleado. Asegúrate de que todos los documentos sean precisos y estén actualizados. 

3. Protege la privacidad del empleado

Solo el personal autorizado debe tener acceso a los archivos de empleados. Mantén los archivos en un lugar seguro y toma medidas para protegerlos contra el acceso, uso o divulgación no autorizados. 

4. Cumple con los requisitos legales

Asegúrate de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en cuanto a la creación y el mantenimiento de los archivos de empleados. 

Y para evitar tener problemas en un futuro, recuerda que también debes obtener el consentimiento del empleado para el uso de sus documentos, así como actualizar constantemente cada expediente.

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