5 cosas que no debes hacer en el expediente de rh

Los expedientes personales son una parte fundamental del trabajo del departamento de recursos humanos. Estos documentos contienen información confidencial y valiosa sobre los empleados, como su historial laboral, su salario y beneficios, su rendimiento y su capacitación. Es responsabilidad de los departamentos de recursos humanos mantener estos expedientes de manera segura y confidencial. Sin embargo, hay ciertas prácticas que están prohibidas por la ley y que pueden tener graves consecuencias legales. Aquí te mostramos algunos de los errores más comunes que debes evitar al manejar expedientes personales:

1. Revelar información a terceros sin autorización: Es ilegal divulgar información personal de los empleados a terceros sin su consentimiento. Esto incluye información como el salario, los beneficios, la salud o la discapacidad. Los empleados tienen derecho a la privacidad de su información personal y los departamentos de recursos humanos deben asegurarse de cumplir con la ley de protección de datos personales.
2. Retener información personal del empleado: Los empleados tienen derecho a acceder a su propia información personal. Es ilegal retener o negar el acceso a esta información sin una justificación legítima. Los departamentos de recursos humanos deben proporcionar a los empleados acceso a su información personal y asegurarse de que se maneje de manera segura.
3. Discriminar en la selección de candidatos: Es ilegal discriminar a los candidatos a un puesto de trabajo en función de su género, raza, religión, orientación sexual o discapacidad. Los departamentos de recursos humanos deben asegurarse de que todos los candidatos sean tratados de manera justa y que se les seleccione en función de sus habilidades y experiencia.
4. Mantener información obsoleta o inexacta: Los departamentos de recursos humanos deben asegurarse de que la información en los expedientes personales de los empleados sea precisa y actualizada. Mantener información obsoleta o inexacta puede resultar en decisiones incorrectas en la gestión de los recursos humanos, como la promoción o el despido de un empleado.
5. Almacenar expedientes personales en lugares inseguros: Los departamentos de recursos humanos deben asegurarse de que los expedientes personales se almacenen en lugares seguros y confidenciales, como una caja fuerte o un armario cerrado. Dejar los expedientes personales en lugares inseguros o accesibles a personas no autorizadas puede resultar en violaciones de la privacidad y robo de identidad.

Es importante que los departamentos de recursos humanos estén al tanto de estas prácticas ilegales y tomen medidas para evitarlas. Mantener expedientes personales seguros y confidenciales es esencial para garantizar la privacidad y la protección de los derechos de los empleados.