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Expediente laboral en la nube: seguridad y accesibilidad en un solo lugar
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
El reto de la gestión de expedientes laborales
La administración de expedientes laborales ha sido, históricamente, un proceso burocrático y tedioso para las empresas. Documentos en papel, archivadores físicos y el riesgo de pérdida o deterioro de la información han sido problemas comunes en la gestión de recursos humanos.
Sin embargo, con la digitalización y la adopción de herramientas tecnológicas, la gestión de expedientes laborales en la nube se ha convertido en la solución más eficiente y segura. Esta transición no solo mejora la accesibilidad a la información, sino que también fortalece la protección de datos y el cumplimiento legal.
Pero, ¿cuáles son las diferencias reales entre mantener los expedientes en papel y gestionarlos digitalmente? A continuación, te mostramos una comparativa clave y cómo Sora revoluciona este proceso.
Con su sistema de firma electrónica avanzada, automatización de contratos y auditorías en tiempo real, las empresas pueden olvidarse de los problemas del almacenamiento manual
Comparativa: Expedientes laborales manuales vs. en la nube
| Aspecto | Expediente manual | Expediente laboral en la nube |
|---|---|---|
| Seguridad de la información | Vulnerable a extravíos, deterioro o accesos no autorizados. | Almacenamiento cifrado con acceso restringido y auditorías. |
| Accesibilidad | Solo en un lugar físico y en horario laboral. | Disponible 24/7 desde cualquier dispositivo con acceso autorizado. |
| Cumplimiento legal | Posible incumplimiento por pérdida de documentos. | Trazabilidad y cumplimiento normativo con validaciones digitales. |
| Tiempo de búsqueda | Puede tardar horas o días encontrar un documento específico. | Búsqueda instantánea con filtros avanzados. |
| Costos operativos | Gasto en papel, impresión y almacenamiento físico. | Reducción de costos en almacenamiento y administración. |
| Sostenibilidad | Uso excesivo de papel y espacio de almacenamiento. | Alternativa ecológica sin impacto ambiental. |
Como se puede ver, la gestión de expedientes en la nube supera ampliamente el modelo tradicional, no solo en seguridad y accesibilidad, sino también en eficiencia operativa y cumplimiento legal.
Beneficios del expediente laboral en la nube
- Seguridad y protección de datos
Uno de los mayores riesgos del almacenamiento físico es la pérdida de documentos por incendios, robos o errores humanos. En cambio, un expediente laboral digital almacenado en la nube cuenta con cifrado de extremo a extremo, controles de acceso y copias de seguridad automáticas, con plataformas como Sora, estas copias de seguridad se realizan incluso por minuto para garantizar la seguridad y actualización de la información. - Accesibilidad en tiempo real
El acceso remoto es crucial para empresas con esquemas de trabajo híbrido o remoto. Con la digitalización, los documentos pueden consultarse en cualquier momento y lugar, lo que agiliza procesos de auditoría, revisiones internas o cualquier trámite administrativo, sin mencionar lo fácil que se vuelve gestionar cuando tienes una accesibilidad inmediata. - Optimización del cumplimiento legal
En México, la Ley Federal del Trabajo exige que ciertos documentos laborales sean resguardados por periodos específicos. Con una plataforma en la nube, los expedientes quedan organizados automáticamente y cumplen con todos los requisitos legales de almacenamiento y firma digital. - Reducción de costos operativos
Las empresas pueden ahorrar significativamente en almacenamiento físico, impresiones y logística documental. Además, se eliminan riesgos financieros derivados de documentos extraviados o mal gestionados. - Centralización y automatización de procesos
Con herramientas como Sora, las empresas pueden generar, actualizar y almacenar expedientes automáticamente. La plataforma permite la creación masiva de contratos, firma digital, auditorías en tiempo real y otras funcionalidades que optimizan la gestión documental.
Sora, la solución que más y más empresas están adoptando
La digitalización de los expedientes laborales en la nube no solo es una tendencia, sino una necesidad para garantizar la seguridad, accesibilidad y cumplimiento normativo en las empresas.
Sora es la única plataforma en México que no solo almacena documentos, sino que también los administra de manera inteligente. Con su sistema de firma electrónica avanzada, automatización de contratos y auditorías en tiempo real, las empresas pueden olvidarse de los problemas del almacenamiento manual y asegurarse de que sus expedientes estén siempre actualizados y protegidos, sin mencionar toda la protección legal que sus procesos te brindan.
Si tu empresa aún maneja expedientes físicos, es momento de dar el salto a la digitalización y aprovechar las ventajas de la nube. Con Sora, transformar la gestión de documentos laborales nunca había sido tan fácil y seguro.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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