- Blog 511
- Employee Files in Mexico
Employee Files in Mexico: 3 Key Questions Employers Need to Know
Disfruta esta entrada de blog en audio
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Maintaining proper employee records isn’t just a best practice—it’s a legal requirement in Mexico. Understanding who can access these files, how long they must be kept, and employee rights regarding their records is essential for businesses operating in the country.
Here are three key questions every employer should know about employee file management in Mexico.
1. Who Should Have Access to Employee Files?
Access to employee records should be strictly limited to:
👨💼 HR personnel responsible for document management
👩💼 Direct supervisors overseeing employee performance
🏢 Senior management handling compliance and legal matters
In Mexico, employee data is protected under privacy laws, meaning companies must enforce access controls to prevent unauthorized use of personal information.
2. How Long Should Employee Files Be Retained?
The retention period for employee files depends on local labor laws. In Mexico:
📌 Employers must retain employee records for at least 5 years after termination (Federal Labor Law & IMSS Regulations).
📌 If the employee files a claim or legal dispute, records should be kept longer.
📌 Payroll documents, tax records, and contracts must be available upon request by labor authorities.
Keeping organized, digital records ensures compliance and reduces the risk of penalties during audits or inspections.
3. Can Employees Request Access to Their Files?
Yes. Under Article 134 of Mexico’s Federal Labor Law, employees have the right to request access to their employment file.
📑 Employees can request copies of:
✔️ Employment contracts
✔️ Payroll receipts & payment history
✔️ Tax and social security contributions
✔️ Performance records and evaluations
Employers must provide this information upon request, ensuring transparency in the employment relationship.
Simplify Employee File Management with Sora
Managing employee records manually can be time-consuming and prone to errors or compliance risks.
With Sora’s Digital Employee File, you can:
✅ Store and access employee records securely in the cloud
✅ Ensure legal compliance with retention policies
✅ Grant controlled access to authorized personnel only
📩 Want to streamline employee file management? Contact us today!
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
Contacto
Regístrate y aprende por qué Sora es la herramienta que necesitas para lograr tu compliance laboral segura, efectiva y digitalmente
