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Documentos del expediente del trabajador: ¿Qué dice la ley y cómo organizarlo correctamente?
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- Expediente del Trabajador
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
Uno de los pilares del cumplimiento legal laboral es el expediente del trabajador. Sin embargo, muchas empresas aún lo gestionan de forma incompleta, manual o dispersa, lo que puede representar un riesgo frente a una auditoría o conflicto legal.
La Ley Federal del Trabajo exige que el patrón conserve ciertos documentos clave durante toda la relación laboral, y al finalizarla. Sabemos que la gestión de todo esto, especialmente en empresas grandes, puede resultar muchas veces abrumador e incluso insostenible, afortunadamente, hoy existen herramientas como Sora que permiten digitalizar, automatizar y asegurar este proceso de forma inteligente y legalmente válida.
Esto es lo que no puede faltar en los expedientes de tus colaboradores
Según la normativa mexicana y las buenas prácticas legales, el expediente de un trabajador debe contener al menos:
Documentos de ingreso:
- Contrato individual de trabajo firmado
- Aviso de privacidad
- Acta de entrega de equipo o herramientas
- Copia de identificación oficial
- CURP, RFC, comprobante de domicilio
- Formatos bancarios para nómina
- Carta de no conflicto de intereses (si aplica)
- Designación de beneficiarios
Documentos durante la relación laboral:
- Recibos de nómina timbrados y firmados
- Firmas de reglamentos internos y políticas
- Notificaciones de cambio de salario, puesto o domicilio
- Evaluaciones de desempeño
- Resultados de encuestas NOM-035
- Solicitudes de vacaciones o permisos
- Actas administrativas (si existieran)
Documentos de baja:
- Carta de renuncia o rescisión
Finiquito firmado - Comprobante de entrega de herramientas
- Documentos de liquidación o constancia laboral
¿Qué pasa si falta alguno de estos documentos?
Tener un expediente incompleto puede:
- Invalidar un despido y causar una demanda
- Aumentar el riesgo de sanción durante una inspección laboral o fiscal
- Complicar trámites administrativos internos
- Provocar desconfianza del trabajador hacia la empresa
Por eso, cumplir con estos requisitos no es opcional: es obligatorio.
¿Cómo Sora te ayuda a organizar, completar y validar todos estos documentos?
Sora es la plataforma más avanzada en México para la gestión inteligente y legal del expediente laboral, y ofrece funcionalidades únicas para facilitar este proceso de forma automática:
Firma criptográfica con validez legal
Todos los documentos se firman con firma electrónica avanzada garantizan autenticidad, integridad y validez jurídica.
Video acuerdo
Complementa la firma con un video del trabajador dando su consentimiento, lo que refuerza aún más la validez del documento y ayuda en procesos de litigio o auditoría y además permite firmar electrónicamente a aquellos usuarios que no cuenten con identificaciones oficiales.
Onboarding automatizado con IA
Desde el primer día, Sora identifica el tipo de puesto, jornada y contrato del trabajador para asignar automáticamente todos los documentos necesarios y generar el expediente digital completo.
Checklists por tipo de empleado
Sora aplica listas dinámicas de documentos obligatorios según variables como jornada, modalidad de contrato, puesto o nivel del colaborador.
Firma masiva y acuse automático
Envía documentos a firmar de forma masiva, con trazabilidad y acuse de lectura, todo desde la plataforma, sin depender de papel o correos.
Expediente digital siempre disponible
El expediente queda centralizado, ordenado y disponible para el área de RRHH y para el trabajador, desde la web o la app móvil (Android y iOS).
Compliance laboral total
¿Qué es Sora y cómo te ayuda a mantener el expediente laboral en orden?
Contar con todos los documentos obligatorios en el expediente del trabajador es una obligación legal, pero también una garantía para proteger a la empresa y a sus colaboradores.
Hoy, gracias a tecnologías como la firma criptográfica, la automatización con inteligencia artificial y herramientas como Sora, este proceso puede ser más fácil, rápido y seguro que nunca.
Sora no solo te ayuda a cumplir con la ley, sino que te ahorra tiempo operativo, mejora la trazabilidad documental y garantiza que cada expediente esté completo, legal y accesible desde cualquier lugar.
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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