Cumplimiento del expediente laboral: evita sanciones y asegura la documentación legal

El cumplimiento laboral es una responsabilidad crucial para todas las empresas. Mantener los expedientes laborales actualizados y en conformidad con las leyes vigentes no solo es una obligación legal, sino también una manera de proteger a la empresa frente a posibles sanciones o litigios. La gestión adecuada de estos expedientes implica no sólo la recopilación de la documentación correcta, sino también su almacenamiento seguro y accesible, aspectos que pueden ser fácilmente gestionados con plataformas como Sora, la solución más completa para cumplir con la normatividad laboral de forma digital y segura.

1. ¿Qué implica el cumplimiento laboral?
El cumplimiento del expediente laboral abarca la recopilación y organización de todos los documentos que acrediten la relación laboral de cada empleado con la empresa. Estos documentos incluyen contratos, comprobantes de pago, registros de horas trabajadas, avisos disciplinarios, entre otros. Por lo que asegurar que todos estos elementos estén debidamente registrados y actualizados es fundamental para evitar sanciones.
En México, el incumplimiento en la gestión de los expedientes laborales puede acarrear multas significativas e incluso litigios costosos. Las autoridades laborales tienen la facultad de imponer sanciones si se detectan irregularidades o si la empresa no puede demostrar la existencia de una documentación adecuada.

2. Consecuencias de no cumplir con los expedientes laborales
No contar con un expediente laboral completo y actualizado puede traer graves consecuencias para tu empresa, entre las cuales se encuentran:
Multas y sanciones: La Ley Federal del Trabajo establece sanciones económicas para las empresas que no cuenten con expedientes completos o que presenten irregularidades en su documentación.
Litigios laborales: En caso de una disputa laboral, no contar con la documentación requerida puede inclinar la balanza en favor del empleado, aumentando el riesgo de perder juicios o enfrentar indemnizaciones mayores.
Pérdida de confianza: Los empleados y las autoridades perciben una gestión deficiente como una señal de desorganización y falta de profesionalismo, lo que puede afectar la reputación de la empresa.
Inhabilitación para obtener contratos: Algunas empresas, especialmente aquellas que realizan negocios con entidades gubernamentales o grandes corporaciones, requieren demostrar el cumplimiento laboral para poder participar en licitaciones o contratos.

3. La plataforma más completa para el cumplimiento laboral
Ante este panorama, la digitalización de los expedientes laborales se presenta como una solución eficiente y segura, siempre y cuando se implemente la plataforma adecuada que cubra con toda esta protección, tanto digital como legal.
Sora es una plataforma que no solo permite digitalizar y gestionar estos documentos, sino que también los asegura porque su firma digital cumple con los requisitos legales solicitados, proporcionando la tranquilidad de que la documentación es legalmente válida ante la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte de Justicia.

Sora destaca por su seguridad en los procesos de firma electrónica y gestión documental, garantizando que toda la información esté protegida y que cumpla con las normativas laborales, además de que está enfocada en ser una herramienta de optimización y la cual podrá ser tu mayor aliada para lograr este cumplimiento en procesos mucho más sencillos que los que brinda el mundo físico.

A continuación, te mostramos algunos de los beneficios que Sora ofrece a las empresas:

Centralización de los documentos: Toda la documentación laboral se encuentra en un solo lugar, lo que facilita su acceso y control. Todo está en la nube y a tu alcance inmediato.

Cumplimiento con las leyes mexicanas: Sora garantiza que los expedientes laborales digitales cumplan con los requisitos establecidos por la Ley Federal del Trabajo, asegurando su validez legal.

Firma electrónica segura: Utilizando avanzadas tecnologías de criptografía y biometría, las firmas digitales en Sora son reconocidas como pruebas legales ante cualquier disputa o revisión por parte de las autoridades.

Automatización de actualizaciones: La plataforma te permite mantener los expedientes actualizados de manera automática, evitando posibles errores humanos o documentación desfasada, además de mejorar tus procesos de creación, envío, firma, gestión y almacenamiento de documentos.

4. ¿Cómo evitar sanciones y asegurar la documentación legal?
Para garantizar el cumplimiento laboral y evitar sanciones, es importante seguir una serie de buenas prácticas:

Digitaliza tus expedientes: El papel es vulnerable a la pérdida y el deterioro. Al digitalizar tus expedientes laborales, reduces el riesgo de extravíos y te aseguras de que la información siempre esté disponible.
Automatiza procesos: Utiliza plataformas como Sora para automatizar la recopilación y el almacenamiento de los documentos, lo que te permitirá ahorrar tiempo y minimizar errores, por ejemplo, su función de onboarding es una muy útil para garantizar expedientes completos desde el inicio de la relación con el colaborador.
Capacita a tu equipo: Asegúrate de que los responsables de recursos humanos estén bien informados sobre la importancia de mantener los expedientes al día y conozcan cómo utilizar las herramientas digitales para garantizar el cumplimiento.

¡El incumplimiento laboral puede traerte muchos más problemas de los que imaginas!

El cumplimiento del expediente laboral es un aspecto esencial para evitar sanciones, mantener la seguridad jurídica de la empresa y asegurar un proceso de gestión laboral eficiente. Las consecuencias de no contar con expedientes completos pueden ser costosas, tanto a nivel económico como reputacional y sin duda desgastante si no se hace un onboarding correcto. Sin embargo, al implementar herramientas tecnológicas como Sora, puedes garantizar la seguridad, integridad y validez legal de los documentos de tus empleados, asegurando un futuro laboral sin preocupaciones.